Faire confirmer qu'un document a été lu

Utile quand il ne suffit pas qu’un document soit disponible : il faut la preuve que les personnes l’ont ouvert — un règlement, une procédure, une communication obligatoire.

Cela se règle sur le dossier, pas sur le fichier isolé. Pour le faire :

1. Faites un clic droit sur le dossier.
2. Survolez «Outils du dossier» — l’entrée porte une flèche à droite.
3. Choisissez «Notifications et rappels» : un panneau s’ouvre sur le côté droit de l’écran.
4. Choisissez-y le type d’événement : «Accusé de lecture», «Notification de téléversement», «Notification de téléchargement» ou «Téléversement et prise de connaissance» ensemble.
5. Choisissez qui doit le recevoir — tous ceux qui ont accès, des personnes choisies ou des groupes — et s’il faut les avertir dans Kamzan, par e-mail, ou des deux façons.

À partir de là, quand un document arrive dans ce dossier, la demande part vers les destinataires. Dans le même panneau vous voyez qui a confirmé et qui non, et vous pouvez relancer ceux qui manquent.

La confirmation enregistre quand et depuis où elle a été donnée : c’est la raison d’être de cette fonction.

À savoir avant de l’activer

• Elle s’hérite aux sous-dossiers, si vous le choisissez : pratique, mais cela vaut aussi pour ceux qui naîtront plus tard.
• Vous pouvez exclure certaines personnes, pour celles qu’il ne faut pas déranger.
• En l’activant, Files peut abaisser tout seul le niveau d’accès des destinataires sur le dossier : ils doivent lire, pas ranger. Ce n’est pas une panne, et c’est réversible.

Si l’entrée n’est pas là

C’est une extension que l’entreprise doit avoir activée, et il faut la permission «Notifications de dossier» sur le dossier. Si vous ne la voyez pas, c’est l’une des deux : cliquez sur la pastille «Votre accès» dans la barre au-dessus de la liste pour vérifier la seconde.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment faire signer la prise de connaissance
• j'ai besoin de savoir qui a lu le document
• comment envoyer une communication à tous et voir qui l'a vue
• notifications de dossier
• notifications et rappels
• faire confirmer la lecture
• relancer qui n'a pas confirmé
• qui a pris connaissance