Far confermare che un documento è stato letto

Serve quando non basta che un documento sia disponibile: serve la prova che le persone lo abbiano aperto — un regolamento, una procedura, una comunicazione obbligatoria.

Si configura sulla cartella, non sul singolo file. Per farlo devi:

1. Fare click con il tasto destro sulla cartella.
2. Passare sopra «Strumenti cartella» — ha una freccetta a destra.
3. Scegliere «Notifiche e Reminder»: si apre una spalla sul lato destro dello schermo.
4. Li’ dentro scegliere il tipo di evento: «Presa visione», «Notifica caricamento», «Notifica download» oppure «Caricamento e presa visione» insieme.
5. Scegliere chi deve riceverlo — tutti quelli che hanno accesso, persone scelte o gruppi — e se avvisarli dentro Kamzan, per email, o in tutti e due i modi.

Da quel momento, quando arriva un documento in quella cartella, ai destinatari parte la richiesta. Nella stessa spalla vedi chi ha confermato e chi no, e a chi manca puoi mandare un sollecito.

La conferma registra quando e da dove e’ stata data: e’ il motivo per cui questa funzione esiste.

Cose da sapere prima di attivarla

• Si eredita alle sottocartelle, se lo scegli: comodo, ma vuol dire che vale anche per quelle che nasceranno dopo.
• Puoi escludere singole persone, per chi non deve essere disturbato.
• Attivandola, Files puo’ abbassare da solo il livello di accesso dei destinatari sulla cartella: devono leggere, non riordinare. Non e’ un guasto, ed e’ reversibile.

Se la voce non c’e’

E’ un’estensione che l’azienda deve avere attiva, e serve il permesso «Notifiche cartella» sulla cartella. Se non la vedi, e’ una delle due: clicca il chip «Il tuo accesso» nella barra sopra l’elenco per controllare la seconda.

Domande a cui risponde questa guida

• come faccio firmare la presa visione
• devo sapere chi ha letto il documento
• come mando una comunicazione a tutti e vedo chi l'ha vista
• notifiche cartella
• notifiche e reminder
• far confermare la lettura
• sollecitare chi non ha confermato
• chi ha preso visione