Anleitung Files

Bestätigen lassen, dass ein Dokument gelesen wurde

Das brauchen Sie, wenn es nicht genügt, dass ein Dokument verfügbar ist: Sie brauchen den Nachweis, dass die Leute es geöffnet haben — eine Richtlinie, ein Verfahren, eine verpflichtende Mitteilung.

Eingerichtet wird es am Ordner, nicht an der einzelnen Datei. So geht es:

Rechtsklick auf den Ordner.
Mit der Maus über «Ordner-Werkzeuge» fahren — der Eintrag hat rechts einen Pfeil.
«Benachrichtigungen & Erinnerungen» wählen: am rechten Bildschirmrand öffnet sich ein Bereich.
Dort die Art des Ereignisses wählen: «Kenntnisnahme», «Upload-Benachrichtigung», «Download-Benachrichtigung» oder «Upload und Kenntnisnahme» zusammen.
Wählen, wer es bekommen soll — alle mit Zugriff, ausgewählte Personen oder Gruppen — und ob sie in Kamzan, per E-Mail oder auf beiden Wegen erfahren sollen.

Von da an geht die Aufforderung an die Empfänger, sobald ein Dokument in diesem Ordner ankommt. Im selben Bereich sehen Sie, wer bestätigt hat und wer nicht, und können die Fehlenden erinnern.

Die Bestätigung hält fest, wann und von wo sie gegeben wurde: dafür gibt es diese Funktion.

Vor dem Einschalten wissenswert

Sie vererbt sich an Unterordner, wenn Sie das wählen: bequem, gilt aber auch für die, die erst später entstehen.
Sie können einzelne Personen ausnehmen, die nicht gestört werden sollen.
Beim Einschalten kann Files die Zugriffsstufe der Empfänger im Ordner von selbst herabsetzen: sie sollen lesen, nicht umräumen. Kein Fehler, und umkehrbar.

Wenn der Eintrag fehlt

Es ist eine Erweiterung, die das Unternehmen aktiv haben muss, und es braucht die Berechtigung «Ordnerbenachrichtigungen» im Ordner. Sehen Sie sie nicht, ist es eines von beidem: klicken Sie in der Leiste über der Liste auf «Dein Zugriff», um das Zweite zu prüfen.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

wie lasse ich die Kenntnisnahme unterschreiben
ich muss wissen, wer das Dokument gelesen hat
wie schicke ich allen eine Mitteilung und sehe, wer sie gesehen hat
Ordner-Benachrichtigungen
Benachrichtigungen und Erinnerungen
die Kenntnisnahme bestätigen lassen
an die erinnern, die nicht bestätigt haben
wer hat bestätigt