Benutzer und Gruppen

So verwalten Sie, wer Files nutzt:

1. Klicken Sie unten im linken Menü auf «Kontrollzentrum».
2. Wählen Sie in der linken Spalte des Fensters «Benutzerverwaltung».
3. Von dort haben Sie die Reiter «Benutzer», «Gruppen», «Benutzertypologien» und «Zugriffsstufen».

Im Reiter «Benutzer» finden Sie, wer Files in Ihrer Organisation nutzt, mit Typologie, Status und belegtem Speicher.

⚠️ Benutzer entstehen nicht hier

Personen werden in Kamzan Account angelegt, nicht in Files: das Konto ist eines für alle Produkte, und je Produkt eines wäre ein Ärgernis. Von Files aus verwalten Sie, was sie in Files tun — Typologie, Zugriffe auf Ordner — nicht, ob es die Person gibt.

Wer als ausstehend erscheint, wurde eingeladen, hat aber noch nicht angenommen.

Gruppen: das, was sich wirklich lohnt

Eine Gruppe fasst Personen zusammen, die an denselben Dingen arbeiten. Angelegt werden sie im Reiter «Gruppen».

Der Vorteil zeigt sich, wenn jemand Neues kommt: Sie stecken die Person in die Gruppe, und sie erbt alle Zugriffe — niemand muss sich an die zwölf Ordner erinnern, in denen sie sonst nachzutragen wäre.

Gruppen können eine übergeordnete Gruppe haben (zwei Ebenen): wer in der untergeordneten ist, erbt auch deren Zugriffe.

⚠️ Es lohnt sich als Regel: Zugriff einer Gruppe geben, nicht einer Person nach der anderen. Im ersten Monat ist es gleich; im sechsten ist es der Unterschied zwischen einer Liste, die man pflegen kann, und einer, die niemand mehr versteht.

Typologien und Zugriffsstufen sind nicht dasselbe

• Der Reiter «Benutzertypologien» entscheidet, was eine Person im Produkt tun darf: das sind ihre Privilegien.
• Der Reiter «Zugriffsstufen» entscheidet, was in einem Ordner getan werden darf: das sind die Berechtigungen, und sie werden Ordner für Ordner vergeben.

Jemand kann das Privileg haben, eine Funktion zu nutzen, und nicht die Berechtigung, sie in diesem Ordner zu nutzen: so ist es gewollt.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie füge ich Files einen Benutzer hinzu
• wie lege ich eine Gruppe an
• wozu dienen Gruppen
• wie ändere ich die Typologie einer Person
• Benutzerverwaltung
• Benutzertypologien
• Zugriffsstufen
• eine Gruppe anlegen
• eine Person zu einer Gruppe hinzufügen
• Unterschied zwischen Privilegien und Berechtigungen