Was jemand sieht, der einen von mir geschickten Link öffnet

Wer einen Link öffnet, kommt nicht in Files hinein: er sieht eine einzige Seite, mit Logo und Farben Ihres Unternehmens, dem Dokument (oder dem Ordner) und den Schaltflächen zum Öffnen oder Herunterladen.

Vorher kann er auf einen oder zwei Schritte stoßen, und die sind gewollt.

Das Passwort

Die Seite sagt «Geschützter Inhalt» und fragt nach dem Wort. Gesetzt hat es, wer den Link erstellt hat, und es lässt sich von der Seite aus nicht wiederherstellen: fragen Sie die Person, die es geschickt hat — und lassen Sie es über einen anderen Kanal schicken als den Link selbst.

Die E-Mail

Die Seite sagt «Bestätige deine E-Mail». Das passiert, wenn das Dokument ein Wasserzeichen mit der Adresse der betrachtenden Person trägt: Ihre Adresse wird auf dem Dokument gedruckt. Sie tragen die Adresse ein, und je nach Einrichtung des Links kommt entweder ein Bestätigungslink ins Postfach oder ein sechsstelliger Code, den Sie auf der Seite eingeben.

”Der Link ist abgelaufen”

Links haben fast immer ein Ablaufdatum, manchmal auch eine Höchstzahl an Downloads. Ist eines von beiden erreicht, sagt die Seite es und zeigt, wer ihn geschickt hat: Sie bitten diese Person um einen neuen. Kein Fehler, und unumkehrbar — der alte Link wird nicht wieder gültig.

Wenn es Sie zum Hochladen statt zum Herunterladen auffordert

Es gibt auch die Gegenrichtung: einen Link zum Einsammeln von Dokumenten. Dann sehen Sie nur den Upload-Bereich — kein Navigieren, kein Herunterladen, und so soll es sein.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• was sieht der Kunde, wenn er den Link öffnet
• es fragt nach einem Passwort und ich weiß es nicht mehr
• es fragt nach meiner E-Mail, um das Dokument zu öffnen
• der Link sagt, er sei abgelaufen
• geschützter Inhalt
• bestätigen Sie Ihre E-Mail
• der Link geht nicht mehr
• sechsstelliger Code
• was die Person sieht, die den Link bekommt