Jemanden um ein Dokument bitten

Statt eine Mail zu schreiben und dann hinterherzulaufen, eröffnet man eine Anforderung: wer sie bekommt, lädt in den richtigen Ordner hoch, und Sie sehen, wer geliefert hat und wer fehlt.

So bitten Sie um ein Dokument:

1. Gehen Sie in den Ordner, in dem die Dateien landen sollen.
2. Öffnen Sie oben rechts das Menü «Hinzufügen» und wählen Sie «Dateien anfordern». (Auch über den Rechtsklick auf den Ordner → «Ordner-Werkzeuge» → «Dateien anfordern».)
3. Füllen Sie im Fenster die vier Teile aus:
   • «Was fordern Sie an?» — geben Sie der Anforderung einen Namen (“Handelsregisterauszug 2024”) und bei Bedarf eine Erläuterung. Mit «Weitere Anfrage hinzufügen» fragen Sie mehrere auf einmal ab.
   • «Wen fragen Sie?» — suchen Sie die Personen nach Name oder E-Mail.
   • «Wie sammeln Sie die Dateien?» — «Eine Datei von jedem», wenn Sie das Dokument von jeder Person brauchen (die Abrechnungen aller), oder «Nur eine aus der Gruppe», wenn es genügt, dass irgendwer es hochlädt.
   • «Fällig am (optional)», wenn Sie eine wollen.
4. «Anfrage senden» drücken.

Wer sie bekommt, erhält eine Benachrichtigung und lädt direkt in den Ordner: er muss nicht herausfinden, wohin die Datei gehört.

Sehen, wie weit sie sind

Rechtsklick auf den Ordner → «Ordner-Werkzeuge» → «Ordneranfragen»: die Liste zeigt den Stand jeder Anforderung — «Nicht begonnen», «In Bearbeitung», «Abgeschlossen» — samt Anzahl des Gelieferten.

Die Anforderungen an Sie stehen im Menü «Hinzufügen» → «Meine Anfragen».

Wenn es sich jede Woche oder jeden Monat wiederholt

Eine Anforderung kann wiederkehrend sein: sie wiederholt sich von selbst im gewählten Takt, ohne dass Sie daran denken müssen. Lässt jemand eine Runde aus, bleibt der Rückstand gezählt — er verschwindet nicht mit der nächsten Runde.

Wen Sie einbeziehen können

Nur Personen aus Ihrer Organisation. Um Dokumente von jemandem außerhalb zu erbitten, nimmt man eine Freigabe im Sammelmodus — etwas anderes, mit einer eigenen Seite.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie bitte ich eine Kollegin um eine Datei
• wie lasse ich jemand anderen ein Dokument hochladen
• ich muss von allen die Gehaltsabrechnungen einsammeln
• wie erinnere ich die, die noch nichts hochgeladen haben
• Dateianforderung
• Dateien anfordern
• meine Anforderungen
• Anforderungen des Ordners
• wiederkehrende Anforderung
• eine Datei von jedem oder nur eine
• jeden Monat brauche ich dasselbe Dokument von denselben Leuten
• von allen den Ausweis einsammeln