Vincular una colección a Files, y archivarla

Son dos cosas distintas, y conviene no confundirlas: una mantiene los documentos sincronizados mientras llegan, la otra cierra el expediente y lo mueve.

El vínculo: durante

Con la extensión Collegamento Files, en la fila de la colección en «Flujos» — a la derecha, junto al engranaje — está el icono de la carpeta con la flecha, «Vincular a carpeta de Files»: se abre «Seleziona cartella», navegas el archivo de Files y pulsas «Seleziona questa cartella». Lees «Vinculado a ""», y a partir de ahí los documentos que llegan acaban también en Files, con la misma estructura de áreas y topics.

El mismo icono, una vez vinculada, abre «Vínculo con Files» con la «Carpeta vinculada en Files»: «Editar» para cambiarla, «Eliminar» para desvincular.

Mientras el vínculo exista, la colección no se elimina: en el menú «Otras acciones» la entrada está apagada, con «Vinculada a Kamzan Files: quita primero el vínculo para eliminarla».

Desde el teléfono el vínculo no se gestiona: desde el ordenador.

El archivado: al final

Con la extensión Archivia su Files el expediente cerrado se transfiere: archivos y estructura de carpetas. Para hacerlo tienes que:

1. archivar primero la solicitud: menú «Otras acciones» (tres puntos en la fila) → «Archivar»;
2. volver a abrir el mismo menú: ahora está «Archivar en Files» — aparece solo en una colección archivada y con al menos un archivo;
3. en la ventana elegir la ubicación en «Ruta de destino en Files» y el «Nombre de la carpeta de destino en Files», y después pulsar «Archivar en Files» abajo.

⚠️ Antes de pulsar, mira la casilla «Eliminar los archivos originales de Upload Flows»: es una elección, no un automatismo. Si la marcas, en Flow no queda nada.

Hecho, en la fila de la colección aparece la etiqueta con el nombre de la carpeta en Files, y un clic la abre en Files. En el menú «Otras acciones» la entrada se convierte en «Archivado en Files»: abre «Mover archivo en Files», para llevarla a otra carpeta con «Mover».

Las dos extensiones requieren el producto Files activo para la empresa.

Preguntas a las que responde esta guía

• cómo mando los documentos cargados a files
• cómo archivo una colección cerrada
• los archivos desaparecen de flow si archivo
• diferencia entre vínculo y archivado