Eine Sammlung mit Files verbinden, und sie archivieren

Das sind zwei verschiedene Dinge, und man sollte sie nicht verwechseln: Das eine hält die Dokumente synchron, während sie ankommen, das andere schließt die Akte ab und verschiebt sie.

Die Verbindung: währenddessen

Mit der Erweiterung Collegamento Files steht in der Zeile der Sammlung in «Abläufe» — rechts, neben dem Zahnrad — das Ordner-mit-Pfeil-Symbol «Mit Files-Ordner verbinden»: «Seleziona cartella» öffnet sich, Sie navigieren durch das Files-Archiv und drücken «Seleziona questa cartella». Sie lesen «Mit "" verknüpft», und von da an landen die ankommenden Dokumente auch in Files, mit derselben Struktur aus Bereichen und Topics.

Dasselbe Symbol öffnet nach der Verbindung «Verknüpfung mit Files» mit dem «Ordner in Files verknüpft»: «Bearbeiten» zum Ändern, «Entfernen» zum Trennen.

Solange die Verbindung besteht, lässt sich die Sammlung nicht löschen: Im Menü «Weitere Aktionen» ist der Eintrag ausgegraut, mit «Mit Kamzan Files verknüpft: Bitte zuerst die Verknüpfung aufheben, um sie zu löschen».

Am Telefon wird die Verbindung nicht verwaltet: am Computer.

Die Archivierung: am Ende

Mit der Erweiterung Archivia su Files wird die abgeschlossene Akte übertragen: Dateien und Ordnerstruktur. Dafür müssen Sie:

1. zuerst die Anfrage archivieren: Menü «Weitere Aktionen» (drei Punkte in der Zeile) → «Archivieren»;
2. dasselbe Menü erneut öffnen: Jetzt gibt es «In Files archivieren» — es erscheint nur bei einer archivierten Sammlung mit mindestens einer Datei;
3. im Fenster den Ort in «Zielpfad in Files» und den «Name des Zielordners in Files» wählen, dann unten auf «In Files archivieren» drücken.

⚠️ Schauen Sie vor dem Drücken auf das Häkchen «Die Originaldateien aus Upload Flows löschen»: Es ist eine Entscheidung, kein Automatismus. Setzen Sie es, bleibt in Flow nichts zurück.

Danach erscheint in der Zeile der Sammlung das Etikett mit dem Namen des Ordners auf Files, und ein Klick öffnet ihn in Files. Im Menü «Weitere Aktionen» wird der Eintrag zu «Auf Files archiviert»: Er öffnet «Archiv auf Files verschieben», um sie mit «Verschieben» in einen anderen Ordner zu verschieben.

Beide Erweiterungen setzen das Produkt Files für das Unternehmen voraus.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie schicke ich die hochgeladenen dokumente nach files
• wie archiviere ich eine abgeschlossene sammlung
• verschwinden die dateien aus flow, wenn ich archiviere
• unterschied zwischen verbindung und archivierung