Ligar uma coleção ao Files, e arquivá-la

São duas coisas diferentes, e convém não as confundir: uma mantém os documentos sincronizados enquanto chegam, a outra fecha o processo e move-o.

A ligação: durante

Com a extensão Collegamento Files, na linha da coleção em «Fluxos» — à direita, ao lado da engrenagem — está o ícone da pasta com a seta, «Ligar a pasta do Files»: abre-se «Seleziona cartella», navega o arquivo do Files e carrega em «Seleziona questa cartella». Uma mensagem confirma a ligação com o nome da pasta, e a partir daí os documentos que chegam vão parar também ao Files, com a mesma estrutura de áreas e tópicos.

O mesmo ícone, uma vez ligada, abre «Ligação ao Files» com a «Pasta associada no Files»: «Editar» para a mudar, «Remover» para desligar.

Enquanto a ligação existir, a coleção não se elimina: no menu «Outras ações» a entrada está desativada, com «Ligada ao Kamzan Files: desassocie primeiro a ligação para a eliminar».

No telemóvel a ligação não se gere: a partir do computador.

O arquivo: no fim

Com a extensão Archivia su Files o processo fechado transfere-se: ficheiros e estrutura de pastas. Para isso tem de:

1. arquivar primeiro o pedido: menu «Outras ações» (três pontos na linha) → «Arquivar»;
2. reabrir o mesmo menu: agora há «Arquivar no Files» — só aparece numa coleção arquivada e com pelo menos um ficheiro;
3. na janela escolher a localização em «Caminho de destino no Files» e o «Nome da pasta de destino no Files», e depois carregar em «Arquivar no Files» em baixo.

⚠️ Antes de carregar, repare na caixa «Eliminar os ficheiros originais do Upload Flows»: é uma escolha, não um automatismo. Se a assinalar, no Flow não fica nada.

Feito, na linha da coleção aparece a etiqueta com o nome da pasta no Files, e um clique abre-a no Files. No menu «Outras ações» a entrada passa a «Arquivado no Files»: abre «Mover arquivo no Files», para a levar para outra pasta com «Mover».

Ambas as extensões exigem o produto Files ativo para a empresa.

Perguntas a que este guia responde

• como mando os documentos carregados para o files
• como arquivo uma coleção fechada
• os ficheiros desaparecem do flow se arquivar
• diferença entre ligação e arquivo