Lier une collecte à Files, et l'archiver

Ce sont deux choses différentes, et mieux vaut ne pas les confondre : l’une garde les documents synchronisés pendant qu’ils arrivent, l’autre clôt le dossier et le déplace.

La liaison : pendant

Avec l’extension Collegamento Files, sur la ligne de la collecte dans «Flux» — à droite, à côté de l’engrenage — il y a l’icône du dossier avec la flèche, «Lier à un dossier Files» : «Seleziona cartella» s’ouvre, vous naviguez dans l’archive de Files et appuyez sur «Seleziona questa cartella». Un message confirme la liaison avec le nom du dossier, et dès lors les documents qui arrivent finissent aussi dans Files, avec la même structure de zones et de topics.

La même icône, une fois liée, ouvre «Lien avec Files» avec la «Dossier lié dans Files» : «Modifier» pour la changer, «Supprimer» pour délier.

Tant que la liaison existe, la collecte ne se supprime pas : dans le menu «Autres actions» l’entrée est grisée, avec «Liée à Kamzan Files : dissociez d’abord le lien avant de la supprimer».

Depuis le téléphone, la liaison ne se gère pas : depuis l’ordinateur.

L’archivage : à la fin

Avec l’extension Archivia su Files, le dossier clos est transféré : fichiers et structure de dossiers. Pour ça, vous devez :

1. archiver d’abord la demande : menu «Autres actions» (trois points sur la ligne) → «Archiver» ;
2. rouvrir le même menu : il y a maintenant «Archiver dans Files» — il n’apparaît que sur une collecte archivée et avec au moins un fichier ;
3. dans la fenêtre, choisir l’emplacement dans «Chemin de destination dans Files» et le «Nom du dossier de destination dans Files», puis appuyer sur «Archiver dans Files» en bas.

⚠️ Avant d’appuyer, regardez la case «Supprimer les fichiers d’origine d’Upload Flows» : c’est un choix, pas un automatisme. Si vous la cochez, rien ne reste dans Flow.

Fait, l’étiquette avec le nom du dossier sur Files apparaît sur la ligne de la collecte, et un clic l’ouvre dans Files. Dans le menu «Autres actions» l’entrée devient «Archivé sur Files» : elle ouvre «Déplacer l’archive sur Files», pour la déplacer dans un autre dossier avec «Déplacer».

Les deux extensions exigent le produit Files actif pour l’entreprise.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment envoyer les documents déposés dans files
• comment archiver une collecte close
• les fichiers disparaissent-ils de flow si j'archive
• différence entre liaison et archivage