Guía de Flow

Las colecciones

Una colección es el caso concreto: el expediente, la persona, el proveedor. Es el contenedor en el que los documentos llegan de verdad.

Crear una

Para crear una colección tienes que:

abrir «Flujos» en el menú de la izquierda — se abre en la pestaña «Carpetas»;
pulsar «Nueva carpeta», arriba a la derecha en la barra del título: se abre una ventana en el centro;
escribir el nombre en el campo «Nombre de la carpeta» — es el que buscarás dentro de un año, así que escríbelo completo;
si quieres, vincularla ya a una empresa con «Vincular empresa», debajo del nombre: se abre la lista de clientes, con un buscador si son más de cinco;
decidir quién la gestiona en el recuadro «Quién puede gestionar esta colección» (ver abajo) y confirmar.

Entrar, y qué hay dentro

Un clic en la fila abre la colección. Dentro, hasta que no hayas activado un flujo, está vacía; después encuentras las carpetas de las áreas y de los topics con los archivos que han llegado, navegables como un disco. La ruta está encima de la lista, y la flechita hacia arriba te devuelve al nivel superior.

Con la modalidad «Individual» de la activación la colección se llena sola de una subcarpeta por participante.

Cambiarla o quitarla

En la fila, a la derecha, está el icono de tres puntos «Otras acciones». En el menú que se abre:

«Editar» — se abre la ventana «Modificar carpeta»: nombre, empresa vinculada y quién la gestiona. Si cambias la empresa de una colección ya en marcha, cambia también quién la ve.
«Eliminar» — la confirmación dice «La carpeta y todo su contenido serán eliminados.» Va a la papelera, de donde se recupera. Si está vinculada a Files la entrada está apagada y al pasar por encima lees «Vinculada a Kamzan Files: quita primero el vínculo para eliminarla».

Desde el teléfono: «Editar» no está; se cambia desde el ordenador.

Quién puede gestionarla

En el recuadro «Quién puede gestionar esta colección» — al crearla y en «Editar» — la regla está escrita justo debajo: «Los gestores ven todas las colecciones. Los responsables solo ven las asignadas.»

Son dos formas distintas de trabajar, no dos niveles de la misma: «Gestor» para quien lo tiene todo en la mano, «Responsable» para quien sigue sus expedientes y no debe tropezar con los de los demás. Quien es responsable y crea la colección queda dentro automáticamente.

Vincularla a una empresa

Con «Vincular empresa» la colección queda ligada a un cliente del directorio: el nombre de la empresa aparece como etiqueta junto al de la colección, la reencuentras desde la ficha del cliente, y los coordinadores asignados a esa empresa la ven.

Si no encuentras «Nueva carpeta»

Hace falta el privilegio «Gestione raccolte e richieste»; solo con «Visualizza raccolte e richieste» las colecciones se leen y nada más. Con «Solo raccolte assegnate (Responsabile)» ves solamente las tuyas, y no creas nuevas. Pídeselo a quien gestiona los usuarios de Flow.

Preguntas a las que responde esta guía

cómo creo una colección
para qué sirve una colección
cómo cambio el nombre de una colección
quién puede ver una colección
cómo elimino una colección