Die Sammlungen

Eine Sammlung ist der konkrete Fall: die Akte, die Person, der Lieferant. Sie ist der Behälter, in dem die Dokumente tatsächlich ankommen.

Eine anlegen

Um eine Sammlung anzulegen, müssen Sie:

1. «Abläufe» im Menü links öffnen — es öffnet sich auf dem Reiter «Sammlungen»;
2. auf «Neue Sammlung» drücken, oben rechts in der Titelleiste: Ein Fenster öffnet sich in der Mitte;
3. den Namen ins Feld «Name der Sammlung» schreiben — es ist der, den Sie in einem Jahr suchen werden, also ausgeschrieben;
4. sie, wenn Sie wollen, gleich mit «Unternehmen verknüpfen» unter dem Namen an ein Unternehmen binden: Die Kundenliste öffnet sich, mit Suche, wenn es mehr als fünf sind;
5. im Kasten «Wer kann diese Sammlung verwalten» entscheiden, wer sie verwaltet (siehe unten), und bestätigen.

Hineingehen, und was drin ist

Ein Klick auf die Zeile öffnet die Sammlung. Drinnen ist sie leer, solange Sie keinen Flow aktiviert haben; danach finden Sie die Ordner der Bereiche und Topics mit den angekommenen Dateien, navigierbar wie eine Festplatte. Der Pfad steht über der Liste, und der kleine Pfeil nach oben bringt Sie eine Ebene zurück.

Mit dem Modus «Individuell» der Aktivierung füllt sich die Sammlung von selbst mit einem Unterordner pro Teilnehmer.

Ändern oder entfernen

In der Zeile, rechts, ist das Drei-Punkte-Symbol «Weitere Aktionen». Im Menü, das sich öffnet:

• «Bearbeiten» — das Fenster «Sammlung bearbeiten» öffnet sich: Name, verbundenes Unternehmen und wer sie verwaltet. Wenn Sie bei einer bereits laufenden Sammlung das Unternehmen ändern, ändert sich auch, wer sie sieht.
• «Löschen» — die Bestätigung sagt «Die Sammlung und ihr gesamter Inhalt werden gelöscht.» Sie landet im Papierkorb, aus dem man sie zurückholt. Ist sie mit Files verbunden, ist der Eintrag ausgegraut, und beim Darüberfahren lesen Sie «Mit Kamzan Files verknüpft: Bitte zuerst die Verknüpfung aufheben, um sie zu löschen».

Am Telefon: «Bearbeiten» gibt es nicht, geändert wird am Computer.

Wer sie verwalten kann

Im Kasten «Wer kann diese Sammlung verwalten» — beim Anlegen und in «Bearbeiten» — steht die Regel direkt darunter: «Verwalter sehen alle Sammlungen. Verantwortliche sehen nur die ihnen zugewiesenen Sammlungen.»

Das sind zwei verschiedene Arbeitsweisen, nicht zwei Stufen derselben: «Verwalter» für die Person, die alles in der Hand hat, «Verantwortlicher» für die, die ihre eigenen Akten verfolgt und nicht über die der anderen stolpern soll. Ein Verantwortlicher, der die Sammlung anlegt, ist automatisch dabei.

Mit einem Unternehmen verbinden

Mit «Unternehmen verknüpfen» ist die Sammlung an einen Kunden des Verzeichnisses gebunden: Der Firmenname erscheint als Etikett neben dem der Sammlung, Sie finden sie von der Kundenkarte aus wieder, und die diesem Unternehmen zugewiesenen Koordinatoren sehen sie.

Wenn Sie «Neue Sammlung» nicht finden

Sie brauchen das Privileg «Gestione raccolte e richieste»; nur mit «Visualizza raccolte e richieste» lassen sich Sammlungen bloß lesen. Mit «Solo raccolte assegnate (Responsabile)» sehen Sie nur Ihre eigenen und legen keine neuen an. Fragen Sie bei der Person, die die Benutzer von Flow verwaltet.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie erstelle ich eine sammlung
• wofür ist eine sammlung da
• wie benenne ich eine sammlung um
• wer kann eine sammlung sehen
• wie lösche ich eine sammlung