Les collectes

Une collecte, c’est le cas concret : le dossier, la personne, le fournisseur. C’est le conteneur dans lequel les documents arrivent vraiment.

En créer une

Pour créer une collecte, vous devez :

1. ouvrir «Flux» dans le menu de gauche — il s’ouvre sur l’onglet «Collections» ;
2. appuyer sur «Nouvelle collection», en haut à droite dans la barre du titre : une fenêtre s’ouvre au centre ;
3. écrire le nom dans le champ «Nom de la collection» — c’est celui que vous chercherez dans un an, donc en entier ;
4. si vous voulez, la lier tout de suite à une entreprise avec «Associer une entreprise», sous le nom : la liste des clients s’ouvre, avec une recherche s’ils sont plus de cinq ;
5. décider qui la gère dans l’encadré «Qui peut gérer cette collection» (voir ci-dessous) et confirmer.

Entrer, et ce qu’on y trouve

Un clic sur la ligne ouvre la collecte. À l’intérieur, tant que vous n’avez pas activé de flux, elle est vide ; après, on y trouve les dossiers des zones et des topics avec les fichiers arrivés, navigables comme un disque. Le chemin est au-dessus de la liste, et la petite flèche vers le haut ramène au niveau supérieur.

Avec le mode «Individuel» de l’activation, la collecte se remplit toute seule d’un sous-dossier par participant.

La modifier ou la retirer

Sur la ligne, à droite, il y a l’icône à trois points «Autres actions». Dans le menu qui s’ouvre :

• «Modifier» — la fenêtre «Modifier la collection» s’ouvre : nom, entreprise liée et qui la gère. Si vous changez l’entreprise d’une collecte déjà lancée, qui la voit change aussi.
• «Supprimer» — la confirmation dit «La collection et tout son contenu seront supprimés.» Elle finit dans la corbeille, d’où on la récupère. Si elle est liée à Files, l’entrée est grisée et en passant dessus vous lisez «Liée à Kamzan Files : dissociez d’abord le lien avant de la supprimer».

Depuis le téléphone : «Modifier» n’y est pas, on modifie depuis l’ordinateur.

Qui peut la gérer

Dans l’encadré «Qui peut gérer cette collection» — à la création et dans «Modifier» — la règle est écrite juste dessous : «Les gestionnaires voient toutes les collections. Les responsables ne voient que les collections qui leur sont assignées.»

Ce sont deux façons différentes de travailler, pas deux niveaux de la même : «Gestionnaire» pour qui a tout en main, «Responsable» pour qui suit ses dossiers et ne doit pas trébucher sur ceux des autres. Un responsable qui crée la collecte y est automatiquement.

La lier à une entreprise

Avec «Associer une entreprise» la collecte est rattachée à un client de l’annuaire : le nom de l’entreprise apparaît comme étiquette à côté de celui de la collecte, vous la retrouvez depuis la fiche du client, et les coordinateurs affectés à cette entreprise la voient.

Si vous ne trouvez pas «Nouvelle collection»

Il faut le privilège «Gestione raccolte e richieste» ; avec le seul «Visualizza raccolte e richieste» les collectes se lisent, sans plus. Avec «Solo raccolte assegnate (Responsabile)» vous ne voyez que les vôtres, et vous n’en créez pas. Demandez-le à qui gère les utilisateurs de Flow.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment créer une collecte
• à quoi sert une collecte
• comment renommer une collecte
• qui peut voir une collecte
• comment supprimer une collecte