Guia Flow
As coleções
Uma coleção é o caso concreto: o processo, a pessoa, o fornecedor. É o contentor em que os documentos chegam de facto.
Criar uma
Para criar uma coleção tem de:
- abrir «Fluxos» no menu da esquerda — abre no separador «Coleções»;
- carregar em «Nova coleção», em cima à direita na barra do título: abre-se uma janela ao centro;
- escrever o nome no campo «Nome da coleção» — é aquele que vai procurar daqui a um ano, portanto por extenso;
- se quiser, ligá-la logo a uma empresa com «Associar empresa», por baixo do nome: abre-se a lista de clientes, com pesquisa se forem mais de cinco;
- decidir quem a gere no quadro «Quem pode gerir esta coleção» (ver abaixo) e confirmar.
Entrar, e o que há lá dentro
Um clique na linha abre a coleção. Lá dentro, enquanto não ativar um fluxo, está vazia; depois encontra as pastas das áreas e dos tópicos com os ficheiros que chegaram, navegáveis como um disco. O caminho está por cima da lista, e a setinha para cima leva-o ao nível superior.
Com o modo «Individual» da ativação a coleção enche-se sozinha com uma subpasta por participante.
Alterá-la ou retirá-la
Na linha, à direita, está o ícone de três pontos «Outras ações». No menu que se abre:
- «Editar» — abre-se a janela «Editar coleção»: nome, empresa ligada e quem a gere. Se mudar a empresa de uma coleção já em andamento, muda também quem a vê.
- «Eliminar» — a confirmação diz «A coleção e todo o seu conteúdo serão eliminados.» Vai para a reciclagem, de onde se recupera. Se estiver ligada ao Files, a entrada está desativada e ao passar por cima lê «Ligada ao Kamzan Files: desassocie primeiro a ligação para a eliminar».
No telemóvel: «Editar» não existe, altera-se a partir do computador.
Quem a pode gerir
No quadro «Quem pode gerir esta coleção» — ao criar e em «Editar» — a regra está escrita logo por baixo: «Os gestores veem todas as coleções. Os responsáveis veem apenas as coleções atribuídas.»
São duas formas diferentes de trabalhar, não dois níveis da mesma: «Gestor» para quem tem tudo em mãos, «Responsável» para quem segue os seus processos e não deve tropeçar nos dos outros. Um responsável que cria a coleção fica lá dentro automaticamente.
Ligá-la a uma empresa
Com «Associar empresa» a coleção fica ligada a um cliente da lista: o nome da empresa aparece como etiqueta ao lado do da coleção, volta a encontrá-la a partir da ficha do cliente, e os coordenadores atribuídos a essa empresa veem-na.
Se não encontrar «Nova coleção»
É preciso o privilégio «Gestione raccolte e richieste»; só com «Visualizza raccolte e richieste» as coleções leem-se e mais nada. Com «Solo raccolte assegnate (Responsabile)» vê apenas as suas, e não cria novas. Peça-o a quem gere os utilizadores do Flow.
Perguntas a que este guia responde
- como crio uma coleção
- para que serve uma coleção
- como mudo o nome de uma coleção
- quem pode ver uma coleção
- como elimino uma coleção
Alex