Modificar un flujo ya activo

Es la página que hay que leer antes de tocar un flujo que ya está en marcha.

Se modifica desde «Flujos» → pestaña «Plantillas» → icono «Editar» abajo a la derecha en la tarjeta: se reabre el recorrido de cinco pasos. Al guardar, si el flujo está activo en alguna parte, aparece la ventana «Modificar flujo activo» — y no pasa nada con las colecciones abiertas hasta que lo decidas ahí.

Primera elección: tocar las solicitudes o no

El primer paso dice en cuántas colecciones está activo y pregunta cómo quieres aplicar los cambios:

• «Gestionar las solicitudes activas» — «Elige qué carpetas actualizar y cómo aplicar los cambios.»
• «Crear una plantilla nueva» — no modifica las solicitudes en curso: se crea una copia del flujo con tus cambios, y el viejo se queda como está. El botón final es «Crear nueva plantilla».

Si las colecciones en curso no deben tocarse en absoluto, la segunda es el camino.

Segunda elección: qué colecciones, y cómo

Con «Gestionar las solicitudes activas» el paso siguiente pregunta «¿Qué carpetas quieres actualizar?» — «Todas las colecciones» o una por una — y después «¿Aplicar los cambios también a las recopilaciones ya activas?»:

• «No, solo nuevas recopilaciones» — «Las recopilaciones ya activas permanecen sin cambios. Los cambios se aplicarán solo a las activaciones creadas a partir de ahora.»
• «Sí, actualizar también las etiquetas en las activas» — si solo has corregido nombres y descripciones: «Actualiza los nombres en las recopilaciones ya activas. Sin reaperturas ni notificaciones.»
• «Sí, aplicar también a las recopilaciones activas» — actualiza la estructura para todos los participantes de las colecciones activas; quien ya había completado vuelve a en curso y recibe una notificación.

Esa última línea es la parte que sorprende: quien había terminado se encuentra la colección reabierta y recibe un correo.

⚠️ Si has quitado algo

Aparece «Atención: elementos eliminados», con la lista. Al aplicar a las colecciones activas, los documentos ya cargados en esos steps ya no se muestran al participante — pero no desaparecen: «No se elimina ningún documento: siempre se pueden recuperar.»

La opción dedicada es «Sí, eliminar también de las recopilaciones activas»: los elementos eliminados desaparecen de las colecciones seleccionadas, los documentos siguen siendo recuperables entre los archivos ya no vinculados, y a los participantes no les llega ningún correo.

El botón final es «Continuar con la modificación»; el aviso al final de la ventana recuerda que para no tocar las colecciones activas basta con volver atrás y elegir «Crear una plantilla nueva».

Preguntas a las que responde esta guía

• si cambio el flujo qué pasa con las colecciones abiertas
• cómo añado un documento a una colección ya en marcha
• he quitado un step por error
• dónde acaban los archivos de un step eliminado