Einen bereits aktiven Flow ändern

Das ist die Seite, die man liest, bevor man einen bereits laufenden Flow anfasst.

Geändert wird über «Abläufe» → Reiter «Template» → Symbol «Bearbeiten» unten rechts auf der Karte: Der fünfstufige Ablauf öffnet sich wieder. Beim Speichern erscheint, wenn der Flow irgendwo aktiv ist, das Fenster «Aktiven Flow bearbeiten» — und mit den offenen Sammlungen passiert nichts, bis Sie es dort entscheiden.

Erste Wahl: die Anfragen anfassen oder nicht

Der erste Schritt sagt, auf wie vielen Sammlungen er aktiv ist, und fragt, wie Sie die Änderungen anwenden wollen:

• «Die aktiven Anforderungen verwalten» — «Wählen Sie, welche Sammlungen aktualisiert werden und wie die Änderungen angewendet werden.»
• «Eine neue Vorlage anlegen» — ändert die laufenden Anfragen nicht: Es wird eine Kopie des Flows mit Ihren Änderungen angelegt, und der alte bleibt, wie er ist. Die letzte Schaltfläche ist «Neue Vorlage erstellen».

Wenn die laufenden Sammlungen gar nicht angefasst werden dürfen, ist die zweite der Weg.

Zweite Wahl: welche Sammlungen, und wie

Mit «Die aktiven Anforderungen verwalten» fragt der nächste Schritt «Welche Sammlungen möchten Sie aktualisieren?» — «Alle Sammlungen» oder einzeln — und dann «Änderungen auch auf bereits aktive Sammlungen anwenden?»:

• «Nein, nur neue Sammlungen» — «Bereits aktive Sammlungen bleiben unverändert. Änderungen gelten nur für ab jetzt erstellte Aktivierungen.»
• «Ja, Bezeichnungen auch in aktiven Sammlungen aktualisieren» — wenn Sie nur Namen und Beschreibungen korrigiert haben: «Aktualisiert die Namen in bereits aktiven Sammlungen. Keine Wiedereröffnung, keine Benachrichtigung.»
• «Ja, auch auf aktive Sammlungen anwenden» — aktualisiert die Struktur für alle Teilnehmer der aktiven Sammlungen; wer schon fertig war, ist wieder in Bearbeitung und bekommt eine Benachrichtigung.

Diese letzte Zeile ist der überraschende Teil: Wer fertig war, findet die Sammlung wieder geöffnet vor und bekommt eine E-Mail.

⚠️ Wenn Sie etwas entfernt haben

«Hinweis: entfernte Elemente» erscheint, mit der Liste. Beim Anwenden auf die aktiven Sammlungen werden die auf diesen Schritten bereits hochgeladenen Dokumente dem Teilnehmer nicht mehr gezeigt — aber sie verschwinden nicht: «Es wird kein Dokument gelöscht: Sie bleiben immer wiederherstellbar.»

Die eigene Option ist «Ja, auch aus aktiven Sammlungen entfernen»: Die entfernten Elemente verschwinden aus den gewählten Sammlungen, die Dokumente bleiben unter den nicht mehr verknüpften Dateien wiederherstellbar, und an die Teilnehmer geht keine E-Mail.

Die letzte Schaltfläche ist «Mit der Änderung fortfahren»; der Hinweis unten im Fenster erinnert daran, dass man, um die aktiven Sammlungen in Ruhe zu lassen, nur zurückgehen und «Eine neue Vorlage anlegen» wählen muss.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• was passiert mit offenen sammlungen, wenn ich den flow ändere
• wie füge ich einer bereits gestarteten sammlung ein dokument hinzu
• ich habe versehentlich einen schritt entfernt
• wo landen die dateien eines entfernten schritts