Alterar um fluxo já ativo

É a página a ler antes de tocar num fluxo que já está a correr.

Altera-se a partir de «Fluxos» → separador «Templates» → ícone «Editar» em baixo à direita no cartão: reabre-se o percurso de cinco passos. Ao gravar, se o fluxo estiver ativo algures, aparece a janela «Editar fluxo ativo» — e não acontece nada às coleções abertas enquanto não o decidir ali.

Primeira escolha: tocar nos pedidos ou não

O primeiro passo diz em quantas coleções está ativo e pergunta como quer aplicar as alterações:

• «Gerir os pedidos ativos» — «Escolha que coleções atualizar e como aplicar as alterações.»
• «Criar um modelo novo» — não altera os pedidos em curso: é criada uma cópia do fluxo com as suas alterações, e o antigo fica como está. O botão final é «Criar novo modelo».

Se as coleções em curso não devem ser tocadas de todo, a segunda é o caminho.

Segunda escolha: que coleções, e como

Com «Gerir os pedidos ativos» o passo seguinte pergunta «Que coleções quer atualizar?» — «Todas as coleções» ou uma a uma — e depois «Aplicar as alterações também às coletas já ativas?»:

• «Não, apenas novas coletas» — «As coletas já ativas permanecem inalteradas. As alterações aplicar-se-ão apenas às ativações criadas a partir de agora.»
• «Sim, atualizar também as etiquetas nas ativas» — se só corrigiu nomes e descrições: «Atualiza os nomes nas coletas já ativas. Sem reaberturas nem notificações.»
• «Sim, aplicar também às coletas ativas» — atualiza a estrutura para todos os participantes das coleções ativas; quem já tinha concluído volta a em curso e recebe uma notificação.

Essa última linha é a parte que surpreende: quem tinha terminado encontra a coleção reaberta e recebe um e-mail.

⚠️ Se retirou alguma coisa

Aparece «Atenção: elementos removidos», com a lista. Ao aplicar às coleções ativas, os documentos já carregados nesses passos deixam de ser mostrados ao participante — mas não desaparecem: «Nenhum documento é eliminado: permanecem sempre recuperáveis.»

A opção dedicada é «Sim, remover também das coletas ativas»: os elementos removidos desaparecem das coleções selecionadas, os documentos continuam recuperáveis entre os ficheiros já não ligados, e aos participantes não parte nenhum e-mail.

O botão final é «Prosseguir com a edição»; o aviso no fundo da janela lembra que para não tocar nas coleções ativas basta voltar atrás e escolher «Criar um modelo novo».

Perguntas a que este guia responde

• se mudar o fluxo o que acontece às coleções abertas
• como adiciono um documento a uma coleção já iniciada
• removi um passo por engano
• onde vão parar os ficheiros de um passo removido