Modifier un flux déjà actif

C’est la page à lire avant de toucher à un flux qui tourne déjà.

On modifie depuis «Flux» → onglet «Template» → icône «Modifier» en bas à droite de la carte : le parcours en cinq étapes se rouvre. À l’enregistrement, si le flux est actif quelque part, la fenêtre «Modifier un flux actif» apparaît — et rien n’arrive aux collectes ouvertes tant que vous ne le décidez pas là.

Premier choix : toucher aux demandes ou non

La première étape dit sur combien de collectes il est actif et demande comment vous voulez appliquer les modifications :

• «Gérer les demandes actives» — «Choisissez quelles collections mettre à jour et comment appliquer les modifications.»
• «Créer un nouveau modèle» — ne modifie pas les demandes en cours : une copie du flux avec vos modifications est créée, et l’ancien reste tel quel. Le bouton final est «Créer un nouveau modèle».

Si les collectes en cours ne doivent pas être touchées du tout, c’est la seconde voie.

Second choix : quelles collectes, et comment

Avec «Gérer les demandes actives», l’étape suivante demande «Quelles collections voulez-vous mettre à jour ?» — «Toutes les collectes» ou une par une — puis «Appliquer aussi les modifications aux collectes déjà actives ?» :

• «Non, nouvelles collectes uniquement» — «Les collectes déjà actives restent inchangées. Les modifications ne s’appliqueront qu’aux activations créées à partir de maintenant.»
• «Oui, mettre à jour les libellés aussi sur les actives» — si vous n’avez corrigé que des noms et des descriptions : «Met à jour les noms sur les collectes déjà actives. Aucune réouverture, aucune notification.»
• «Oui, appliquer aussi aux collectes actives» — met à jour la structure pour tous les participants des collectes actives ; qui avait déjà terminé repasse en cours et reçoit une notification.

Cette dernière ligne est la partie qui surprend : qui avait fini retrouve la collecte rouverte et reçoit un e-mail.

⚠️ Si vous avez retiré quelque chose

«Attention : éléments supprimés» apparaît, avec la liste. En appliquant aux collectes actives, les documents déjà déposés sur ces étapes ne sont plus montrés au participant — mais ils ne disparaissent pas : «Aucun document n’est supprimé : ils restent toujours récupérables.»

L’option dédiée est «Oui, retirer aussi des collectes actives» : les éléments retirés disparaissent des collectes sélectionnées, les documents restent récupérables parmi les fichiers plus liés, et aucun e-mail ne part vers les participants.

Le bouton final est «Poursuivre la modification» ; l’avis en bas de la fenêtre rappelle que pour ne pas toucher aux collectes actives, il suffit de revenir en arrière et de choisir «Créer un nouveau modèle».

Questions auxquelles répond ce guide

• si je change le flux, que deviennent les collectes ouvertes
• comment ajouter un document à une collecte déjà lancée
• j'ai retiré une étape par erreur
• où finissent les fichiers d'une étape retirée