Attivare un flusso su una raccolta

E’ il gesto centrale del prodotto: entri in una raccolta e ci attivi un template. Da quel momento esiste una richiesta di caricamento, e i partecipanti ricevono il link per caricare.

Il percorso

Per attivare un flusso devi:

1. aprire «Flussi» nel menu di sinistra e fare click sulla raccolta;
2. premere «Crea richiesta documentazione», in alto a destra nella barra del titolo: si apre una finestra a tutto schermo con i passi in alto, che puoi ripercorrere anche all’indietro;
3. «Azienda» — compare solo se la raccolta non ha gia’ un’azienda collegata; e’ facoltativo;
4. «Flusso» — scegli il template con «Cerca flusso…»; sopra l’elenco ci sono le categorie, con «Tutti» in testa;
5. «Impostazioni» — il nome della richiesta e tutte le opzioni (validazione, OTP, domande, commenti, scadenze: vedi le pagine dedicate);
6. «Modalità» — «Co-flusso» o «Individuale»;
7. «Partecipanti» — chi deve caricare, e a cosa ha accesso;
8. premere «Attiva», e in basso compare «Flusso attivato sulla raccolta».

Il nome conta

Nel passo «Impostazioni» il campo «Nome documentazione» suggerisce «Es. Mario Rossi, Pratica 2026-001…»; il pulsante «Usa il nome del flusso» lo copia dal template. E’ quello che comparira’ nelle email al partecipante e nelle ricerche: vale la pena scriverlo per esteso.

Mettere in pausa, riprendere, archiviare

Tutto sta nel menu «Altre azioni» — l’icona a tre puntini a destra della riga della raccolta:

• «Metti in pausa» — leggi «Flusso messo in pausa» e sulla riga compare «In pausa»; il partecipante che apre il link legge «Flusso temporaneamente sospeso». «Riprendi» riapre.
• «Archivia» — la conferma si intitola «Archivia flusso» e dice tre cose: «I partecipanti non potranno più caricare documenti», «I file già caricati resteranno visibili», «L’archiviazione non può essere annullata». Sulla riga resta «Archiviato».

Se il flusso che cerchi non c’e’

Nel passo «Flusso» leggi «Nessun flusso disponibile»: il template esiste ma e’ ancora in «Bozza». Vedi la pagina su come creare un template.

Se non trovi «Crea richiesta documentazione»

Serve il privilegio «Gestione raccolte e richieste», e bisogna essere dentro la raccolta: dall’elenco il pulsante e’ «Nuova raccolta». Da telefono la richiesta si crea, ma la gestione no: toccando l’ingranaggio leggi «La gestione della raccolta (partecipanti, validazioni, scadenze) è disponibile solo da desktop. Accedi da computer per gestirla.»

Domande a cui risponde questa guida

• come chiedo i documenti a qualcuno
• come attivo un flusso
• come mando il link per caricare
• cos'e' una richiesta di caricamento
• come metto in pausa una raccolta
• come chiudo una raccolta