Activer un flux sur une collecte

C’est le geste central du produit : vous entrez dans une collecte et vous y activez un modèle. À partir de là, une demande de dépôt existe, et les participants reçoivent le lien pour déposer.

Le parcours

Pour activer un flux, vous devez :

1. ouvrir «Flux» dans le menu de gauche et cliquer sur la collecte ;
2. appuyer sur «Créer une demande de documentation», en haut à droite dans la barre du titre : une fenêtre plein écran s’ouvre avec les étapes en haut, que vous pouvez aussi reparcourir en arrière ;
3. «Entreprise» — n’apparaît que si la collecte n’a pas déjà une entreprise liée ; c’est facultatif ;
4. «Flux» — choisissez le modèle avec «Rechercher un flux…» ; au-dessus de la liste il y a les catégories, avec «Tous» en tête ;
5. «Paramètres» — le nom de la demande et toutes les options (validation, OTP, questions, commentaires, échéances : voir les pages dédiées) ;
6. «Mode» — «Co-flux» ou «Individuel» ;
7. «Participants» — qui doit déposer, et à quoi il a accès ;
8. appuyer sur «Activer», et en bas apparaît «Flux activé sur la collection».

Le nom compte

À l’étape «Paramètres», le champ «Nom de la documentation» suggère «Ex. Mario Rossi, Dossier 2026-001…» ; le bouton «Utiliser le nom du flux» le copie depuis le modèle. C’est ce qui apparaîtra dans les e-mails au participant et dans les recherches : ça vaut la peine de l’écrire en entier.

Mettre en pause, reprendre, archiver

Tout est dans le menu «Autres actions» — l’icône à trois points à droite de la ligne de la collecte :

• «Mettre en pause» — vous lisez «Flux mis en pause» et sur la ligne apparaît «En pause» ; le participant qui ouvre le lien lit «Flux temporairement suspendu». «Reprendre» rouvre.
• «Archiver» — la confirmation s’intitule «Archiver le flux» et dit trois choses : «Les participants ne pourront plus déposer de documents», «Les fichiers déjà déposés resteront visibles», «L’archivage ne peut pas être annulé». Sur la ligne reste «Archivé».

Si le flux que vous cherchez n’y est pas

À l’étape «Flux» vous lisez «Aucun flux disponible» : le modèle existe mais il est encore en «Brouillon». Voir la page sur la création d’un modèle.

Si vous ne trouvez pas «Créer une demande de documentation»

Il faut le privilège «Gestione raccolte e richieste», et il faut être dans la collecte : depuis la liste, le bouton est «Nouvelle collection». Depuis le téléphone la demande se crée, mais ne se gère pas : en touchant l’engrenage vous lisez «La gestion de la collection (participants, validations, échéances) est disponible uniquement depuis un ordinateur de bureau. Connectez-vous depuis un ordinateur pour la gérer.»

Questions auxquelles répond ce guide

• comment demander des documents à quelqu'un
• comment activer un flux
• comment envoyer le lien de dépôt
• qu'est-ce qu'une demande de dépôt
• comment mettre une collecte en pause
• comment fermer une collecte