Einen Flow auf einer Sammlung aktivieren

Es ist die zentrale Geste des Produkts: Sie gehen in eine Sammlung und aktivieren dort eine Vorlage. Ab diesem Moment existiert eine Upload-Anfrage, und die Teilnehmer bekommen den Link zum Hochladen.

Der Weg

Um einen Flow zu aktivieren, müssen Sie:

1. «Abläufe» im Menü links öffnen und auf die Sammlung klicken;
2. auf «Dokumentenanforderung erstellen» drücken, oben rechts in der Titelleiste: Ein Vollbildfenster öffnet sich mit den Schritten oben, die Sie auch rückwärts durchgehen können;
3. «Unternehmen» — erscheint nur, wenn die Sammlung noch kein verbundenes Unternehmen hat; optional;
4. «Flow» — die Vorlage mit «Flow suchen…» wählen; über der Liste stehen die Kategorien, mit «Alle» an erster Stelle;
5. «Einstellungen» — der Name der Anfrage und alle Optionen (Prüfung, OTP, Fragen, Kommentare, Fristen: siehe die eigenen Seiten);
6. «Modus» — «Co-Flow» oder «Individuell»;
7. «Teilnehmer» — wer hochladen soll, und worauf er Zugriff hat;
8. auf «Aktivieren» drücken, und unten erscheint «Flow auf der Sammlung aktiviert».

Der Name zählt

Im Schritt «Einstellungen» schlägt das Feld «Name der Dokumentation» «Z. B. Mario Rossi, Vorgang 2026-001…» vor; die Schaltfläche «Den Flow-Namen verwenden» übernimmt ihn aus der Vorlage. Er erscheint in den E-Mails an den Teilnehmer und in den Suchen: Es lohnt sich, ihn auszuschreiben.

Pausieren, fortsetzen, archivieren

Alles steckt im Menü «Weitere Aktionen» — das Drei-Punkte-Symbol rechts in der Zeile der Sammlung:

• «Anhalten» — Sie lesen «Flow pausiert» und in der Zeile erscheint «Pausiert»; der Teilnehmer, der den Link öffnet, liest «Flow vorübergehend ausgesetzt». «Fortsetzen» öffnet wieder.
• «Archivieren» — die Bestätigung heißt «Flow archivieren» und sagt drei Dinge: «Die Teilnehmer können keine Dokumente mehr hochladen», «Die schon hochgeladenen Dateien bleiben sichtbar», «Die Archivierung lässt sich nicht rückgängig machen». In der Zeile bleibt «Archiviert».

Wenn der gesuchte Flow nicht da ist

Im Schritt «Flow» lesen Sie «Kein Flow verfügbar»: Die Vorlage existiert, ist aber noch in «Entwurf». Siehe die Seite zum Anlegen einer Vorlage.

Wenn Sie «Dokumentenanforderung erstellen» nicht finden

Sie brauchen das Privileg «Gestione raccolte e richieste», und Sie müssen in der Sammlung sein: In der Liste heißt die Schaltfläche «Neue Sammlung». Am Telefon lässt sich die Anfrage anlegen, aber nicht verwalten: Beim Tippen auf das Zahnrad lesen Sie «Die Verwaltung der Sammlung (Teilnehmer, Validierungen, Fristen) ist nur am Desktop verfügbar. Melden Sie sich am Computer an, um sie zu verwalten.»

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie bitte ich jemanden um dokumente
• wie aktiviere ich einen flow
• wie schicke ich den upload-link
• was ist eine upload-anfrage
• wie pausiere ich eine sammlung
• wie schließe ich eine sammlung