Anleitung Files

Eine Datei an jemanden außerhalb des Unternehmens schicken

Nach außen nimmt man einen Link, nicht den Zugriff (der Zugriff ist für Kolleginnen — siehe die Seite dazu).

So schicken Sie eine Datei nach außen:

Rechtsklick auf die Datei oder den Ordner.
Mit der Maus über «Zugriff und Freigabe» fahren — der Eintrag hat rechts einen Pfeil.
«Extern freigeben» wählen. Es öffnet sich das Fenster «Freigabe» mit zwei Reitern oben:
- «Öffentlicher Link» — eine Adresse, die jedem aufgeht, der sie hat. Auf «Link generieren» klicken, dann auf «Link kopieren»: verschicken tun Sie ihn selbst, wie Sie mögen.
- «E-Mail» — Kamzan verschickt ihn, direkt an die Adressen, die Sie eintragen.

Abkürzung: fahren Sie mit der Maus über die Zeile der Datei, erscheint das Symbol «Teilen» (zwei durch eine Linie verbundene Punkte) — dasselbe Fenster.

Vor dem Verschicken die Optionen ansehen

Im Reiter «Öffentlicher Link», unter «Erweiterte Optionen»:

Passwort — wer öffnet, muss es kennen. Schicken Sie es über einen anderen Kanal, nicht in derselben Mail wie den Link.
Ablauf — nach diesem Datum öffnet der Link nichts mehr. Setzen Sie fast immer eines: ein Link ohne Ablauf treibt sich jahrelang in Postfächern herum.
«Download-Limit» — wie oft heruntergeladen werden darf.
«E-Mail erforderlich» oder «E-Mail + Einmalcode» — wer öffnet, muss sagen, wer er ist, im zweiten Fall zusätzlich mit einem Code aus der Mail bestätigen.

Was die Person sieht, die den Link öffnet

Eine Seite mit Logo und Farben Ihres Unternehmens, keine anonyme Seite.

Einen bereits verschickten Link schließen

Öffnen Sie dasselbe Fenster erneut: unter «Aktive Links» stehen die umlaufenden Links, jeder mit «Zugriff widerrufen». Von da an findet, wer den Link hat, eine Seite mit dem Hinweis, dass er nicht mehr gültig ist — auch wenn er ihn gespeichert hatte.

Wenn der Eintrag fehlt

Zwei Möglichkeiten, beide normal:

Ihre Organisation hat das Teilen nach außen nicht eingeschaltet: eine Entscheidung der Verwaltung, kein Fehler.
Ihnen fehlt die Berechtigung «Über öffentlichen Link teilen» oder «Per E-Mail teilen» in diesem Ordner. Zum Prüfen klicken Sie links in der Leiste über der Liste auf «Dein Zugriff».

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

wie schicke ich einem Kunden eine Datei
wie erstelle ich einen Link zum Herunterladen
mit jemandem teilen, der kein Kamzan hat
ein Passwort auf den Link legen
der Link soll ablaufen
wie teile ich eine Datei per E-Mail
ein Dokument per E-Mail an jemanden schicken
Link erzeugen
Link kopieren
erweiterte Link-Optionen
Download-Limit
einen Link widerrufen
Link mit Passwort
einen Ordner nach außen freigeben
die Datei ist zu groß für die E-Mail
ein zu großes Dokument anhängen