Wissen, wer die Dokumente eines Ordners geöffnet hat

Das brauchen Sie, wenn die Frage “wer hat es gesehen?” Folgen hat: eine Ausschreibung, eine Verhandlung, ein vertrauliches Dokument an mehrere Personen.

Eingeschaltet wird es am Ordner, nicht an der einzelnen Datei. So geht es:

1. Rechtsklick auf den Ordner.
2. Mit der Maus über «Ordner-Werkzeuge» fahren — der Eintrag hat rechts einen Pfeil.
3. «Öffnungen verfolgen» wählen.

Von da an trägt der Ordner ein sichtbares Zeichen, und zu jedem Dokument ist bekannt, wer es wann geöffnet hat.

⚠️ Das Zeichen steht mit Absicht da

Wer den Ordner betritt, sieht, dass Öffnungen nachverfolgt werden. Kein Versehen: Menschen zu beobachten, ohne es ihnen zu sagen, tun wir nicht — und in vielen Fällen dürfte man es auch gar nicht.

Es ist nicht die Kenntnisnahme

Zwei verschiedene Dinge, die verwechselt werden:

• «Öffnungen verfolgen» — hält passiv fest, wer geöffnet hat. Die Person tut nichts.
• «Kenntnisnahme» — verlangt eine ausdrückliche Bestätigung, und die Person klickt, um “gelesen” zu sagen.

Brauchen Sie den Nachweis, dass jemand von einem Dokument Kenntnis genommen hat, brauchen Sie das Zweite: eine Datei geöffnet zu haben heißt nicht, sie gelesen zu haben, und hält als Nachweis nicht stand.

Wenn es fehlt

Sie brauchen die Berechtigung «Öffnungen verfolgen» im Ordner. Zum Prüfen klicken Sie links in der Leiste über der Liste auf «Dein Zugriff».

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie erfahre ich, wer die Datei geöffnet hat
• ich möchte die Zugriffe nachverfolgen
• wer hat die Ausschreibungsunterlagen angesehen
• Öffnungen nachverfolgen
• wissen, wer ein Dokument geöffnet hat
• die Zugriffe aufzeichnen