Sapere chi ha aperto i documenti di una cartella

Serve quando la domanda “chi l’ha visto?” ha una conseguenza: una gara, una trattativa, un documento riservato mandato a piu’ persone.

Si attiva sulla cartella, non sul singolo file. Per farlo devi:

1. Fare click con il tasto destro sulla cartella.
2. Passare sopra «Strumenti cartella» — ha una freccetta a destra.
3. Scegliere «Traccia aperture».

Da quel momento la cartella porta un contrassegno visibile e, per ogni documento, si sa chi l’ha aperto e quando.

⚠️ Il contrassegno c’e’ apposta

Chi entra nella cartella vede che le aperture sono tracciate. Non e’ una dimenticanza: sorvegliare le persone senza dirglielo e’ una cosa che non facciamo, e in molti casi non si puo’ fare nemmeno volendo.

Non e’ la presa visione

Sono due cose diverse e vengono confuse:

• «Traccia aperture» — registra passivamente chi ha aperto. La persona non fa niente.
• «Presa visione» — chiede una conferma esplicita, e la persona clicca per dire “letto”.

Se ti serve la prova che qualcuno ha preso atto di un documento, serve la seconda: aver aperto un file non e’ averlo letto, e non regge come dimostrazione.

Se non c’e’

Serve il permesso «Traccia aperture» sulla cartella. Per controllare, clicca il chip «Il tuo accesso» nella barra sopra l’elenco, a sinistra.

Domande a cui risponde questa guida

• come so chi ha aperto il file
• voglio tracciare le visualizzazioni
• chi ha guardato i documenti della gara
• traccia aperture
• sapere chi ha aperto un documento
• registrare le visualizzazioni