Savoir qui a ouvert les documents d'un dossier

Utile quand la question “qui l’a vu ?” a des conséquences : un appel d’offres, une négociation, un document confidentiel envoyé à plusieurs personnes.

Cela s’active sur le dossier, pas sur le fichier isolé. Pour le faire :

1. Faites un clic droit sur le dossier.
2. Survolez «Outils du dossier» — l’entrée porte une flèche à droite.
3. Choisissez «Suivre les ouvertures».

À partir de là, le dossier porte une marque visible et, pour chaque document, on sait qui l’a ouvert et quand.

⚠️ La marque est là exprès

Qui entre dans le dossier voit que les ouvertures sont tracées. Ce n’est pas un oubli : surveiller les gens sans le leur dire est une chose que nous ne faisons pas, et que dans bien des cas on ne pourrait pas faire même en le voulant.

Ce n’est pas la prise de connaissance

Deux choses différentes, souvent confondues :

• «Suivre les ouvertures» — enregistre passivement qui a ouvert. La personne ne fait rien.
• «Accusé de lecture» — demande une confirmation explicite, et la personne clique pour dire “lu”.

S’il vous faut la preuve que quelqu’un a pris acte d’un document, c’est la seconde : avoir ouvert un fichier n’est pas l’avoir lu, et ne tient pas comme démonstration.

Si ce n’est pas là

Il faut la permission «Suivre les ouvertures» sur le dossier. Pour le vérifier, cliquez sur la pastille «Votre accès» dans la barre au-dessus de la liste, à gauche.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment savoir qui a ouvert le fichier
• je veux tracer les consultations
• qui a regardé les documents de l'appel d'offres
• suivi des ouvertures
• savoir qui a ouvert un document
• enregistrer les consultations