Zones, topics, étapes et cases

Ce sont quatre niveaux, et la différence compte parce qu’ils décident aussi comment les fichiers qui arrivent finissent organisés.

• Zone — un conteneur qui regroupe les topics dans un dossier. Pour les macro-catégories.
• Topic — un sujet précis de documentation. Ses fichiers finissent dans un sous-dossier au nom du topic.
• Étape — une seule demande de document. C’est la ligne que le participant voit : “Carte d’identité”.
• Case — le champ dans lequel le fichier est vraiment déposé.

On les construit à l’étape «Structure» du modèle (voir la page sur la création). À côté de chaque nom il y a un point d’interrogation avec la définition : en cas de doute pendant la construction, elle est là.

Ajouter les morceaux

Avec «Diviser par domaines» vous partez de «Ajouter un domaine», dans la zone «Ajouter un sujet», dans le topic «Ajouter une étape» ; avec «Diviser en sujets» vous sautez les zones, avec «Questions uniquement» vous n’avez que des étapes. Chaque bouton est en bas du niveau auquel il appartient, et à côté il y a «Importer depuis un autre flux» pour réutiliser des morceaux déjà écrits.

«Ajouter une étape» ouvre le menu «Choisissez le type d’étape» :

• «Dépôt unique» — «Une ou plusieurs cases pour déposer des fichiers uniques. Vous pouvez ajouter plusieurs cases dans l’étape.»
• «Dépôt multiple» — «Une seule case où l’utilisateur peut déposer plusieurs fichiers à la fois.»
• «Dépôt répétable» — «L’utilisateur ajoute N entrées avec une étiquette et un fichier (ex. bulletins de paie par salarié).»
• «Remplissage de document», «Signature électronique» et «Question» — voir les pages dédiées ; les deux premières n’apparaissent qu’avec l’extension allumée.

L’étape est une ligne qui se déplie : en haut à gauche le type (un clic ouvre «Changer le type d’étape»), à droite l’interrupteur «Obligatoire» et les icônes pour dupliquer et supprimer ; on glisse depuis la poignée à gauche pour réordonner.

Ce qu’on écrit dans une étape

• «Nom de l’étape» — le titre, visible par le participant et utilisé comme nom du dossier de ses fichiers.
• «Question» — la demande proprement dite : “Déposez le recto et le verso”.
• «Description» — un texte en plus, facultatif, pour les indications qui ne tiennent pas dans la question.
• «Joindre un document de référence» — le modèle ou l’exemple que le participant peut télécharger avant de déposer le sien.

⚠️ Une case pour chaque fichier que vous demandez

C’est le point où l’on se trompe le plus souvent. Une étape à dépôt unique avec une seule case accepte un seul document : s’il vous faut le recto et le verso, ce sont deux cases dans la même étape — «Ajouter une case» est en bas de l’étape — avec «Nom de la case» “Recto” et “Verso”.

Le nom sert aussi après : le fichier déposé est renommé tout seul en NomÉtape_NomCase. Appeler les cases “1” et “2” produit une archive illisible dans six mois. Si vous voulez que ce soit le participant qui donne le nom, allumez «Nom par l’utilisateur» sur la case.

Ce que vous acceptez

Sous la case, «Formats acceptés» : «PDF», «Images», «Documents», «Feuilles de calcul», «Présentations», «Signature numérique (P7M)», «Archives compressées», «N’importe lequel».

Qui dépose un format hors liste lit «Format non accepté. Formats autorisés : ».

Quand vous ne savez pas combien il en faudra

Avec «Dépôt répétable» le participant ajoute autant d’entrées qu’il lui en faut, chacune avec son étiquette — vous n’écrivez que la suggestion, «Ex. Salarié, Facture, Dossier…». Ça sert quand les documents sont un par personne, ou un par véhicule, et que seul lui connaît le nombre.

Questions auxquelles répond ce guide

• que sont les zones et les topics
• qu'est-ce qu'une étape
• à quoi sert la case
• comment demander deux fichiers pour le même document
• comment renommer les fichiers déposés
• comment ajouter une étape