La coordination

Le coordinateur suit ses entreprises : il ouvre Flow et voit l’avancement des clients qui lui ont été affectés, sans passer par tout le reste.

Ça sert quand les dossiers sont nombreux et que chacun en suit une part : qui coordonne ne doit pas trébucher sur les clients des autres, et ne doit pas non plus pouvoir réorganiser les flux.

Son écran

Il ouvre «Dashboard» dans le menu de gauche — le titre en haut dit «Coordination» — sur l’onglet «Les flux de vos entreprises». Au-dessus de la liste il y a le filtre par état et, à droite, «Vue en cartes» / «Vue en liste» ; dans la vue par déposant il y a «Rechercher un déposant…».

Chaque carte est une collecte : combien de fichiers sont arrivés, ce qui manque, qui est bloqué. De là, «Relancer» envoie le rappel à une personne, «Relancer tout le monde» à tous les retardataires, «Afficher» ouvre le détail avec les sujets et les fichiers ; «À répondre» signale les questions en attente.

Qui a aussi un flux à déposer lui-même trouve l’onglet «Vos flux» ; qui valide, «Validation».

Affecter les entreprises

Pour donner à un coordinateur ses entreprises, vous devez :

1. ouvrir «Centre de contrôle», sous le menu de gauche, puis «Gestion des utilisateurs» ;
2. dans l’onglet «Utilisateurs», sur la ligne du coordinateur, appuyer sur l’icône «Entreprises affectées» ;
3. cocher les entreprises dans la fenêtre qui s’ouvre : les changements valent tout de suite.

Les mêmes entreprises peuvent déjà être choisies en créant l’utilisateur avec «Ajouter un utilisateur», comme étape supplémentaire du parcours. À partir de là le coordinateur voit les collectes liées à ces clients, et seulement celles-là.

S’il ne voit rien

• «Aucune entreprise affectée. Contactez l’administrateur.» — le privilège est là, les entreprises manquent : voir ci-dessus.
• L’entrée n’apparaît pas du tout : il faut l’extension Coordinamento allumée pour l’entreprise, et le privilège «Coordinatore». Demandez-le à qui gère les utilisateurs de Flow.

Qui gère les collectes retrouve les mêmes informations dans la section «Coordination» de la fenêtre «Détails de l’activation» (engrenage sur la ligne de la collecte) : «Ces coordinateurs verront cette activation sur leur tableau de bord.»

Questions auxquelles répond ce guide

• comment donner à une personne seulement ses clients
• qu'est-ce que le coordinateur
• comment suivre l'avancement de mes entreprises
• le coordinateur ne voit rien