Bereiche, Topics, Schritte und Boxen

Es sind vier Ebenen, und der Unterschied zählt, weil sie auch entscheiden, wie die ankommenden Dateien am Ende geordnet sind.

• Bereich — ein Behälter, der Topics in einem Ordner gruppiert. Für die Makro-Kategorien.
• Topic — ein konkretes Dokumentationsthema. Seine Dateien landen in einem Unterordner mit dem Namen des Topics.
• Schritt — eine einzelne Dokumentanforderung. Es ist die Zeile, die der Teilnehmer sieht: “Personalausweis”.
• Box — das Feld, in das die Datei tatsächlich hochgeladen wird.

Gebaut werden sie im Schritt «Struktur» der Vorlage (siehe die Seite zum Anlegen). Neben jedem Namen steht ein Fragezeichen mit der Definition: Wenn Sie beim Bauen zweifeln, ist sie dort.

Die Teile hinzufügen

Mit «Nach Bereichen unterteilen» starten Sie mit «Bereich hinzufügen», im Bereich «Thema hinzufügen», im Topic «Schritt hinzufügen»; mit «In Themen unterteilen» überspringen Sie die Bereiche, mit «Nur Fragen» haben Sie nur Schritte. Jede Schaltfläche steht am Ende der Ebene, zu der sie gehört, und daneben steht «Aus anderem Flow importieren», um bereits geschriebene Teile wiederzuverwenden.

«Schritt hinzufügen» öffnet das Menü «Wählen Sie die Art des Schritts»:

• «Einzel-Upload» — «Eine oder mehrere Boxen für einzelne Dateien. Sie können mehrere Boxen im Schritt hinzufügen.»
• «Mehrfach-Upload» — «Eine einzige Box, in die der Benutzer mehrere Dateien auf einmal hochladen kann.»
• «Wiederholbarer Upload» — «Der Benutzer fügt N Einträge mit Bezeichnung und Datei hinzu (z. B. Gehaltsabrechnungen pro Mitarbeiter).»
• «Dokument ausfüllen», «Elektronische Unterschrift» und «Frage» — siehe die eigenen Seiten; die ersten beiden erscheinen nur mit eingeschalteter Erweiterung.

Der Schritt ist eine Zeile, die sich ausklappt: oben links der Typ (ein Klick öffnet «Art des Schritts ändern»), rechts der Schalter «Erforderlich» und die Symbole zum Duplizieren und Löschen; zum Umsortieren zieht man am Griff links.

Was man in einen Schritt schreibt

• «Schrittname» — der Titel, für den Teilnehmer sichtbar und als Name des Ordners für seine Dateien verwendet.
• «Frage» — die eigentliche Anforderung: “Vorder- und Rückseite hochladen”.
• «Beschreibung» — ein zusätzlicher, optionaler Text für die Hinweise, die nicht in die Frage passen.
• «Ein Begleitdokument anhängen» — das Muster oder Beispiel, das der Teilnehmer herunterladen kann, bevor er seines hochlädt.

⚠️ Eine Box für jede Datei, die Sie anfordern

Das ist der Punkt, an dem man sich am häufigsten irrt. Ein Schritt mit Einzel-Upload und einer Box akzeptiert ein Dokument: Wenn Sie Vorder- und Rückseite brauchen, sind das zwei Boxen im selben Schritt — «Box hinzufügen» steht am Ende des Schritts — mit «Box-Name» “Vorderseite” und “Rückseite”.

Der Name ist auch später nützlich: Die hochgeladene Datei wird automatisch in SchrittName_BoxName umbenannt. Boxen “1” und “2” zu nennen erzeugt ein Archiv, das in sechs Monaten niemand mehr lesen kann. Wenn der Teilnehmer den Namen vergeben soll, schalten Sie «Name vom Benutzer» an der Box ein.

Was Sie akzeptieren

Unter der Box, «Akzeptierte Formate»: «PDF», «Bilder», «Dokumente», «Tabellen», «Präsentationen», «Digitale Signatur (P7M)», «Komprimierte Archive», «Beliebig».

Wer ein Format außerhalb der Liste hochlädt, liest «Format nicht akzeptiert. Erlaubte Formate: ».

Wenn Sie nicht wissen, wie viele es werden

Mit «Wiederholbarer Upload» fügt der Teilnehmer so viele Einträge hinzu, wie er braucht, jeden mit eigenem Etikett — Sie schreiben nur den Hinweis, «Z. B. Mitarbeiter, Rechnung, Vorgang…». Das ist für Dokumente, die pro Person oder pro Fahrzeug anfallen, und nur er kennt die Anzahl.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• was sind bereiche und topics
• was ist ein schritt
• wofür ist die box da
• wie fordere ich zwei dateien für dasselbe dokument an
• wie benenne ich hochgeladene dateien um
• wie füge ich einen schritt hinzu