Áreas, tópicos, passos e caixas

São quatro níveis, e a diferença conta porque decidem também como ficam organizados os ficheiros que chegam.

• Área — um contentor que agrupa os tópicos numa pasta. Serve para as macro-categorias.
• Tópico — um assunto específico de documentação. Os seus ficheiros ficam numa subpasta com o nome do tópico.
• Passo — um único pedido de documento. É a linha que o participante vê: “Cartão de cidadão”.
• Caixa — o campo em que o ficheiro é carregado de facto.

Constroem-se no passo «Estrutura» do modelo (ver a página sobre a criação). Ao lado de cada nome há um ponto de interrogação com a definição: se tiver dúvidas enquanto constrói, está ali.

Adicionar as peças

Com «Dividir por áreas» parte de «Adicionar área», dentro da área «Adicionar tópico», dentro do tópico «Adicionar passo»; com «Dividir em tópicos» salta as áreas, com «Apenas perguntas» só tem passos. Cada botão está no fim do nível a que pertence, e ao lado está «Importar de outro fluxo» para reutilizar peças já escritas.

«Adicionar passo» abre o menu «Escolha o tipo de passo»:

• «Carregamento único» — «Uma ou mais caixas para carregar ficheiros individuais. Pode adicionar várias caixas no passo.»
• «Carregamento múltiplo» — «Uma única caixa onde o utilizador pode carregar vários ficheiros de uma vez.»
• «Carregamento repetível» — «O utilizador adiciona N entradas com etiqueta e ficheiro (p. ex. recibos de vencimento por empregado).»
• «Preenchimento de documento», «Assinatura eletrónica» e «Pergunta» — ver as páginas dedicadas; as duas primeiras só aparecem com a extensão ligada.

O passo é uma linha que se expande: em cima à esquerda o tipo (um clique abre «Mudar o tipo de passo»), à direita o interruptor «Obrigatório» e os ícones para duplicar e eliminar; arrasta-se pela pega da esquerda para reordenar.

O que se escreve num passo

• «Nome do passo» — o título, visível ao participante e usado como nome da pasta dos seus ficheiros.
• «Pergunta» — o pedido propriamente dito: “Carregue frente e verso”.
• «Descrição» — um texto a mais, opcional, para as indicações que não cabem na pergunta.
• «Anexar um documento de apoio» — o modelo ou o exemplo que o participante pode descarregar antes de carregar o seu.

⚠️ Uma caixa por cada ficheiro que pede

É o ponto em que mais se erra. Um passo de carregamento único com uma só caixa aceita um só documento: se precisa de frente e verso, são duas caixas no mesmo passo — «Adicionar caixa» está no fim do passo — com «Nome da caixa» “Frente” e “Verso”.

O nome serve também depois: o ficheiro carregado é renomeado sozinho como NomePasso_NomeCaixa. Chamar às caixas “1” e “2” produz um arquivo ilegível daqui a seis meses. Se quiser que seja o participante a dar o nome, ligue «Nome do utilizador» na caixa.

O que aceita

Por baixo da caixa, «Formatos aceites»: «PDF», «Imagens», «Documentos», «Folhas de cálculo», «Apresentações», «Assinatura digital (P7M)», «Arquivos comprimidos», «Qualquer».

Quem carrega um formato fora da lista lê «Formato não aceite. Formatos permitidos: ».

Quando não sabe quantos vão ser precisos

Com «Carregamento repetível» o participante adiciona tantas entradas quantas precisar, cada uma com a sua etiqueta — só escreve a sugestão, «Ex. Colaborador, Fatura, Processo…». Serve quando os documentos são um por pessoa, ou um por veículo, e o número só ele o sabe.

Perguntas a que este guia responde

• o que são as áreas e os tópicos
• o que é um passo
• para que serve a caixa
• como peço dois ficheiros para o mesmo documento
• como renomeio os ficheiros carregados
• como adiciono um passo