Les échéances

Elles s’allument à l’étape «Paramètres» de la demande de dépôt, avec l’interrupteur «Échéances» — «Fixez des échéances pour le dépôt des documents» — et se remplissent en appuyant sur «Configurer les échéances», juste dessous.

Quatre niveaux, et le plus proche gagne

Dans «Configurer les échéances» il y a une date générale — «Échéance générale du flux» — et dessous l’arbre du flux, où vous pouvez descendre jusqu’à l’étape. La règle : l’échéance d’un niveau vaut pour tout ce qu’il contient, jusqu’à ce qu’un niveau plus bas ait la sienne.

Ce qui n’a pas de date propre montre la date héritée du niveau au-dessus ; avec «Remplacer par une date précise» vous lui en donnez une, avec «Retirer l’échéance explicite» il recommence à hériter.

Ça sert quand le gros du dossier a un mois mais qu’une expertise en a dix jours : on met la date seulement là, sans resserrer tout le reste.

Les changer après

Pour changer les échéances d’une collecte active, vous devez :

1. depuis «Flux», sur la ligne de la collecte, appuyer sur l’engrenage «Gestion» à droite ;
2. dans la fenêtre «Détails de l’activation» ouvrir la section «Échéances», dans la colonne de gauche ;
3. appuyer sur «Modifier les échéances» en haut à droite — ou «Attribuer des échéances», s’il n’y en avait aucune — puis sur le bouton d’enregistrement en bas.

La même section montre l’état : «Échéance générale» et, pour chaque niveau, «Hérité» là où il n’y a pas de date propre.

Les rappels

Toujours à l’étape «Paramètres», sous «Échéances» : «Rappels par e-mail» — «Envoyer des rappels 14, 7, 3 et 1 jour avant l’échéance» — et, avec l’extension Promemoria SMS, «Rappels SMS» — «Envoyer des rappels par SMS 3 et 1 jour avant l’échéance». Ils ne se répètent pas : un rappel déjà envoyé ne repart pas. Les SMS ne partent que si la configuration SMS de l’entreprise existe (voir les paramètres de Flow).

⚠️ Ce qui se passe à l’échéance

Le participant voit la date en haut de sa page, à côté de «Échéance :». Passée l’échéance générale du flux, le lien cesse de fonctionner : qui l’ouvre lit «Le lien a peut-être expiré ou n’est pas valide. Contactez la personne qui vous a envoyé la demande.» Les échéances des niveaux inférieurs, elles, ne sont qu’un délai à respecter : elles ne ferment rien.

Pour rouvrir une collecte échue, il suffit de repousser la date générale depuis «Modifier les échéances».

Questions auxquelles répond ce guide

• comment mettre une date limite pour déposer
• peut-on donner des échéances différentes aux documents
• comment fonctionnent les rappels
• que se passe-t-il à l'échéance