Valider les fichiers déposés

Valider, c’est dire, document par document, si ça va ou non.

L’allumer

Ça se décide pour chaque demande, à l’étape «Paramètres» : l’interrupteur «Validation des documents» — «Activez la validation manuelle de chaque fichier déposé». Dessous apparaissent «Sélectionner les validateurs» (qui décidera), «Quand valider :» — «Valider au fur et à mesure» («Les validateurs valident les fichiers un par un, quand ils veulent.») ou «Valider en fin de dépôt» («On ne valide qu’après que le participant a tout envoyé.») — et «Échéance de validation (jours après la fin du participant) :».

Le participant voit ses fichiers passer par «En attente de validation» puis «Validé», et le bouton final de sa page devient «Envoyer pour validation».

Où l’on valide

Il y a deux chemins, selon qui vous êtes.

Si vous gérez les collectes : depuis «Flux» vous entrez dans la collecte, ouvrez le dossier du topic et sur les fichiers, à droite de la ligne, il y a les icônes : la coche «Valider», la croix «Non valide», la flèche «Annuler la validation». Ou bien, depuis l’engrenage «Gestion» sur la ligne de la collecte, la section «Validation» de «Détails de l’activation» : là vous voyez les totaux et, dans l’onglet «Actions», «Actions par participant» et «Actions groupées» — dont «Envoyer le récapitulatif de validation» et «Signaler les fichiers non valides».

Si vous êtes validateur seulement : ouvrez «Dashboard» dans le menu de gauche — le titre en haut dit «Validation» — et vous trouvez une carte pour chaque collecte qui vous a été affectée, avec l’anneau validés/à valider et le filtre par état au-dessus. «Afficher» ouvre le détail : les sujets, et dedans les fichiers. Un clic sur le fichier ouvre l’aperçu avec, en haut à droite, «Valider», «Refuser» et «Télécharger».

Avec «Valider en fin de dépôt» les boutons restent éteints tant que le participant n’a pas tout envoyé, et en passant dessus on vous le dit.

Refuser

«Refuser» ouvre la fenêtre «Refuser le fichier» avec le champ «Expliquez au participant pourquoi le fichier a été refusé…» et, au-dessus, les phrases toutes prêtes des «Modèles de notes de refus» (on les écrit dans les paramètres). Le refus n’est pas silencieux — «Fichier marqué comme non valide — e-mail envoyé» : le participant reçoit l’explication et peut redéposer. C’est pour ça que ça vaut la peine d’écrire de vrais motifs : c’est la seule chose qu’il lit pour comprendre quoi refaire.

Revenir en arrière

«Annuler la validation» sur la ligne du fichier, et vous lisez «Validation supprimée». Ça sert aussi quand un participant demande à changer une réponse bloquée par un document déjà validé — voir la page sur la logique conditionnelle.

⚠️ Un document validé bloque le participant

Le participant le voit écrit : «Document validé — verrouillé». Il ne peut plus le remplacer tout seul. C’est voulu : c’est ce qui fait de la validation une décision et non une opinion. Pour le débloquer, vous devez retirer vous-même la validation.

Qui peut la faire

Il faut l’extension Validazione allumée pour l’entreprise, puis deux privilèges distincts : «Accesso modulo validazione» pour avoir le tableau de bord, et «Valida documenti» pour décider vraiment. Un validateur ne voit que les collectes qui lui ont été affectées — à l’étape «Paramètres» de la demande, ou depuis l’onglet «Validateurs» de la section «Validation».

Si un validateur lit «Aucune activation affectée. Contactez l’administrateur.», le privilège est là mais personne ne lui a encore affecté de collecte.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment approuver ou refuser un document déposé
• comment dire au participant que le fichier ne va pas
• comment retirer une validation faite par erreur
• qu'est-ce que le validateur
• où sont les fichiers à valider