Hochgeladene Dateien prüfen

Prüfen heißt, Dokument für Dokument zu sagen, ob es passt oder nicht.

Einschalten

Das wird pro Anfrage entschieden, im Schritt «Einstellungen»: der Schalter «Prüfung der Dokumente» — «Manuelle Prüfung jeder hochgeladenen Datei einschalten». Darunter erscheinen «Prüfer auswählen» (wer entscheidet), «Wann geprüft wird:» — «Laufend prüfen» («Die Prüfer prüfen die Dateien einzeln, wann sie wollen.») oder «Nach Abschluss des Uploads prüfen» («Geprüft wird erst, nachdem der Teilnehmer alles gesendet hat.») — und «Frist für die Prüfung (Tage nach Abschluss durch den Teilnehmer):».

Der Teilnehmer sieht seine Dateien durch «Warten auf Validierung» und dann «Validiert» gehen, und die letzte Schaltfläche seiner Seite wird zu «Zur Validierung senden».

Wo geprüft wird

Es gibt zwei Wege, je nachdem, wer Sie sind.

Wenn Sie Sammlungen verwalten: Von «Abläufe» aus gehen Sie in die Sammlung, öffnen den Ordner des Topics, und bei den Dateien stehen rechts in der Zeile die Symbole: der Haken «Validieren», das Kreuz «Nicht gültig», der Pfeil «Validierung aufheben». Oder, über das Zahnrad «Verwaltung» in der Zeile der Sammlung, der Abschnitt «Validierung» von «Einzelheiten der Aktivierung»: Dort sehen Sie die Summen und im Reiter «Aktionen» die «Aktionen pro Teilnehmer» und «Sammelaktionen» — darunter «Prüfzusammenfassung senden» und «Ungültige Dateien melden».

Wenn Sie nur Prüfer sind: Öffnen Sie «Dashboard» im Menü links — der Titel oben sagt «Validierung» — und Sie finden eine Karte für jede Ihnen zugewiesene Sammlung, mit dem Ring geprüft/zu prüfen und dem Filter nach Zustand darüber. «Ansehen» öffnet das Detail: die Themen und darin die Dateien. Ein Klick auf die Datei öffnet die Vorschau mit «Validieren», «Ablehnen» und «Herunterladen» oben rechts.

Mit «Nach Abschluss des Uploads prüfen» bleiben die Schaltflächen aus, bis der Teilnehmer alles geschickt hat, und beim Darüberfahren wird es Ihnen gesagt.

Ablehnen

«Ablehnen» öffnet das Fenster «Datei ablehnen» mit dem Feld «Erklären Sie dem Teilnehmer, warum die Datei abgelehnt wurde…» und darüber den fertigen Sätzen der «Vorlagen für Ablehnungsgründe» (die in den Einstellungen geschrieben werden). Die Ablehnung ist nicht stumm — «Datei als ungültig markiert — E-Mail gesendet»: Der Teilnehmer bekommt die Erklärung und kann neu hochladen. Deshalb lohnt es sich, echte Gründe zu schreiben: Sie sind das Einzige, was er liest, um zu verstehen, was er neu machen muss.

Zurücknehmen

«Validierung aufheben» in der Zeile der Datei, und Sie lesen «Validierung entfernt». Das braucht man auch, wenn ein Teilnehmer bittet, eine Antwort zu ändern, die von einem bereits geprüften Dokument blockiert wird — siehe die Seite zur bedingten Logik.

⚠️ Ein geprüftes Dokument blockiert den Teilnehmer

Der Teilnehmer sieht es schwarz auf weiß: «Dokument geprüft — gesperrt». Er kann es nicht mehr selbst ersetzen. Das ist gewollt: Es macht die Prüfung zu einer Entscheidung und nicht zu einer Meinung. Zum Entsperren müssen Sie selbst die Prüfung zurücknehmen.

Wer es darf

Sie brauchen die Erweiterung Validazione für das Unternehmen, und dann zwei verschiedene Privilegien: «Accesso modulo validazione», um das Dashboard zu haben, und «Valida documenti», um wirklich zu entscheiden. Ein Prüfer sieht nur die Sammlungen, die ihm zugewiesen wurden — im Schritt «Einstellungen» der Anfrage oder über den Reiter «Prüfer» des Abschnitts «Validierung».

Liest ein Prüfer «Keine Aktivierung zugewiesen. Wenden Sie sich an die Verwaltung.», ist das Privileg da, aber noch niemand hat ihm eine Sammlung zugewiesen.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie genehmige oder lehne ich ein hochgeladenes dokument ab
• wie sage ich dem teilnehmer, dass die datei nicht passt
• wie nehme ich eine versehentliche prüfung zurück
• was ist der prüfer
• wo sind die zu prüfenden dateien