Validare i file caricati

Validare vuol dire dire, documento per documento, se va bene o no.

Accenderla

Si decide per ogni richiesta, nel passo «Impostazioni»: l’interruttore «Validazione documenti» — «Abilita la validazione manuale di ogni file caricato». Sotto compaiono «Seleziona validatori» (chi decidera’), «Quando validare:» — «Valida man mano» («I validatori validano i file uno a uno, quando vogliono.») oppure «Valida a fine caricamento» («Si valida solo dopo che il partecipante ha inviato tutto.») — e «Scadenza validazione (giorni dal completamento del partecipante):».

Il partecipante vede i suoi file passare per «In attesa di validazione» e poi «Validato», e il pulsante finale della sua pagina diventa «Invia per validazione».

Dove si valida

Ci sono due strade, a seconda di chi sei.

Se gestisci le raccolte: da «Flussi» entri nella raccolta, apri la cartella del topic e sui file, a destra della riga, ci sono le icone: la spunta «Valida», la croce «Non valido», la freccia «Annulla validazione». Oppure, dall’ingranaggio «Gestione» sulla riga della raccolta, la sezione «Validazione» di «Dettagli attivazione»: li’ vedi i totali e, nella linguetta «Azioni», «Azioni per partecipante» e «Azioni in blocco» — fra cui «Invia riepilogo validazione» e «Segnala file non validi».

Se sei validatore e basta: apri «Dashboard» nel menu di sinistra — il titolo in alto dice «Validazione» — e trovi una card per ogni raccolta che ti e’ stata assegnata, con il cerchio dei validati/da validare e il filtro per stato sopra. «Visualizza» apre il dettaglio: gli argomenti, e dentro i file. Un click sul file apre l’anteprima con, in alto a destra, «Valida», «Rifiuta» e «Scarica».

Con «Valida a fine caricamento» i pulsanti restano spenti finche’ il partecipante non ha inviato tutto, e passandoci sopra te lo dicono.

Rifiutare

«Rifiuta» apre la finestra «Rifiuta file» con il campo «Spiega al partecipante perché il file è stato rifiutato…» e, sopra, le frasi pronte dei «Template note di rifiuto» (si scrivono nelle impostazioni). Il rifiuto non e’ silenzioso — «File segnato come non valido — email inviata»: il partecipante riceve la spiegazione e puo’ ricaricare. E’ per questo che vale la pena scrivere motivazioni vere: sono l’unica cosa che legge per capire cosa rifare.

Tornare indietro

«Annulla validazione» sulla riga del file, e leggi «Validazione rimossa». Serve anche quando un partecipante chiede di cambiare una risposta bloccata da un documento gia’ validato — vedi la pagina sulla logica condizionale.

⚠️ Un documento validato blocca il partecipante

Il partecipante lo vede scritto: «Documento validato — bloccato». Non puo’ piu’ sostituirlo da solo. E’ voluto: e’ cio’ che rende la validazione una decisione e non un’opinione. Per sbloccarlo devi togliere tu la validazione.

Chi la puo’ fare

Serve l’estensione Validazione accesa per l’azienda, e poi due privilegi distinti: «Accesso modulo validazione» per avere la dashboard, e «Valida documenti» per decidere davvero. Un validatore vede solo le raccolte a cui e’ stato assegnato — nel passo «Impostazioni» della richiesta, o dalla linguetta «Validatori» della sezione «Validazione».

Se un validatore legge «Nessuna attivazione assegnata. Contatta l’amministratore.», il privilegio c’e’ ma nessuno gli ha ancora assegnato una raccolta.

Domande a cui risponde questa guida

• come approvo o rifiuto un documento caricato
• come dico al partecipante che il file non va bene
• come tolgo una validazione fatta per sbaglio
• cos'e' il validatore
• dove sono i file da validare