Die Fristen

Sie werden im Schritt «Einstellungen» der Upload-Anfrage eingeschaltet, mit dem Schalter «Fristen» — «Fristen für das Hochladen der Dokumente festlegen» — und über «Fristen einstellen» direkt darunter ausgefüllt.

Vier Ebenen, und die nächste gewinnt

In «Fristen einstellen» gibt es ein allgemeines Datum — «Allgemeine Ablaufzeit des Flows» — und darunter den Baum des Flows, in dem Sie bis zum einzelnen Schritt hinabsteigen können. Die Regel: Die Frist einer Ebene gilt für alles, was sie enthält, bis eine Ebene weiter unten eine eigene hat.

Was kein eigenes Datum hat, zeigt das von der Ebene darüber geerbte; mit «Mit einem bestimmten Datum überschreiben» geben Sie ihm eines, mit «Die ausdrückliche Frist entfernen» erbt es wieder.

Das ist für den Fall, dass der Großteil der Akte einen Monat Zeit hat, ein Gutachten aber zehn Tage: Man setzt das Datum nur dort, ohne alles andere enger zu ziehen.

Später ändern

Um die Fristen einer aktiven Sammlung zu ändern, müssen Sie:

1. von «Abläufe» aus in der Zeile der Sammlung rechts auf das Zahnrad «Verwaltung» drücken;
2. im Fenster «Einzelheiten der Aktivierung» den Abschnitt «Fristen» in der Spalte links öffnen;
3. oben rechts auf «Fristen bearbeiten» drücken — oder «Fristen zuweisen», wenn es noch keine gab — und dann auf die Speichern-Schaltfläche unten.

Derselbe Abschnitt zeigt den Zustand: «Allgemeine Frist» und für jede Ebene «Geerbt», wo es kein eigenes Datum gibt.

Die Erinnerungen

Ebenfalls im Schritt «Einstellungen», unter «Fristen»: «E-Mail-Erinnerungen» — «Erinnerungen 14, 7, 3 und 1 Tag vor der Frist senden» — und, mit der Erweiterung Promemoria SMS, «SMS-Erinnerungen» — «SMS-Erinnerungen 3 und 1 Tag vor der Frist senden». Sie wiederholen sich nicht: Eine bereits gesendete Erinnerung geht nicht erneut raus. SMS gehen nur raus, wenn die SMS-Konfiguration des Unternehmens existiert (siehe die Einstellungen von Flow).

⚠️ Was passiert, wenn die Frist abläuft

Der Teilnehmer sieht das Datum oben auf seiner Seite, neben «Frist:». Ist die allgemeine Frist des Flows vorbei, funktioniert der Link nicht mehr: Wer ihn öffnet, liest «Der Link ist womöglich abgelaufen oder ungültig. Wenden Sie sich an die Person, die Ihnen die Anforderung geschickt hat.» Die Fristen der Ebenen darunter sind dagegen nur ein einzuhaltender Termin: Sie schließen nichts.

Um eine abgelaufene Sammlung wieder zu öffnen, genügt es, das allgemeine Datum in «Fristen bearbeiten» nach vorn zu verschieben.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie setze ich ein datum, bis zu dem hochgeladen werden muss
• kann ich einzelnen dokumenten verschiedene fristen geben
• wie funktionieren die erinnerungen
• was passiert, wenn die frist abläuft