Co-Flow oder individueller Flow

Es ist die Wahl im Schritt «Modus» der Upload-Anfrage, und sie ändert alles Weitere: wie viele Akten es gibt und wer was sieht. Es sind zwei Kästen, nur einer lässt sich wählen.

• «Co-Flow» — «Mehrere Personen laden in dieselbe Flow-Instanz hoch. Jeder Teilnehmer kann Zugriff auf alles oder nur auf bestimmte Bereiche/Themen haben.» Die Dokumente sind geteilt: Sieht ein Schritt eine einzige Datei vor, kann ein anderer Teilnehmer sie ersetzen.
• «Individuell» — «Jeder Teilnehmer erhält seine eigene Kopie des Flows, um sie separat auszufüllen.» Für jeden Teilnehmer wird ein Ordner angelegt.

Der Co-Flow ist die eine Akte, zu der drei beitragen: Der Steuerberater lädt die Bilanzen hoch, der Anwalt die Urkunden, die Verwaltung die Auszüge. Der individuelle Flow sind hundert identische Akten, eine pro Person — und hundert Unterordner in der Sammlung.

⚠️ Im Co-Flow: wer die Dateien der anderen sieht

Ist «Co-Flow» gewählt, erscheint darunter «Wer wessen Dateien sieht und ersetzen darf», mit drei Möglichkeiten. Sie müssen vorher entschieden werden, weil sie fremde Dokumente betreffen.

• «Geteilt und änderbar (empfohlen)» — alle sehen und können ersetzen.
• «Geteilt, nur lesend» — alle sehen, niemand rührt die der anderen an.
• «Isoliert» — «Jeder Teilnehmer sieht und verwaltet nur die eigenen Dateien (nützlich, wenn eine Kopie pro Person gebraucht wird, z. B. einzelne Lebensläufe).»

Sind die Teilnehmer konkurrierende Unternehmen oder Personen, die sich nicht kennen, ist «Isoliert» die vorsichtige Wahl.

Jedem nur seinen Teil geben

Im Schritt «Teilnehmer» hat jede Zeile die Schaltfläche «Vollzugriff»: Ein Klick ändert sie und öffnet den Baum «Wählen Sie die Abschnitte, auf die er Zugriff haben wird», in dem Sie Bereiche, Topics oder einzelne Schritte abhaken; die Schaltfläche sagt dann, wie viele Elemente Sie gewählt haben. Der Anwalt sieht nicht einmal, dass der Buchhaltungsabschnitt existiert.

Bei bereits aktiven Sammlungen öffnet sich derselbe Baum mit «Zugriff verwalten» in der Teilnehmerliste (Verwaltung → «Wird geladen» → «Teilnehmer»).

Der Modus lässt sich auch später ablesen, oben in «Teilnehmer verwalten» und im Abschnitt «Informationen» von «Einzelheiten der Aktivierung».

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• mehrere personen sollen im selben flow hochladen
• jeder teilnehmer braucht seine eigene kopie
• sehen die teilnehmer die dateien der anderen
• unterschied zwischen co-flow und individuell