Co-fluxo ou fluxo individual

É a escolha do passo «Modalidade» do pedido de carregamento, e muda tudo o resto: quantos processos existem e quem vê o quê. São dois quadros, só se pode escolher um.

• «Co-fluxo» — «Várias pessoas carregam na mesma instância do fluxo. Cada participante pode ter acesso a tudo ou apenas a áreas/tópicos específicos.» Os documentos são partilhados: se um passo prevê um só ficheiro, outro participante pode substituí-lo.
• «Individual» — «Cada participante recebe a sua própria cópia do fluxo para preencher separadamente.» É criada uma pasta para cada participante.

O co-fluxo é o processo único para o qual contribuem três: o contabilista carrega os balanços, o advogado as escrituras, a administração as certidões. O fluxo individual são cem processos idênticos, um por pessoa — e cem subpastas na coleção.

⚠️ No co-fluxo: quem vê os ficheiros dos outros

Escolhido «Co-fluxo», por baixo aparece «Quem vê e pode substituir os ficheiros de quem», com três possibilidades. Devem decidir-se antes, porque dizem respeito a documentos alheios.

• «Partilhado e modificável (recomendado)» — todos veem e podem substituir.
• «Partilhado apenas para leitura» — todos veem, ninguém mexe nos dos outros.
• «Isolado» — «Cada participante vê e gere apenas os seus próprios ficheiros (útil quando é precisa uma cópia por pessoa, p. ex. currículos individuais).»

Se os participantes são empresas concorrentes, ou pessoas que não se conhecem, «Isolado» é a escolha prudente.

Dar a cada um só a sua parte

No passo «Participantes», em cada linha está o botão «Acesso completo»: um clique muda-o e abre a árvore «Selecione as secções a que terá acesso», onde assinala áreas, tópicos ou passos concretos; o botão diz depois quantos elementos escolheu. O advogado nem vê que a secção contabilística existe.

Nas coleções já ativas a mesma árvore abre-se com «Gerir acesso» na lista de participantes (Gestão → «A carregar» → «Participantes»).

O modo lê-se também depois, no cimo de «Gerir participantes» e na secção «Informações» de «Detalhes da ativação».

Perguntas a que este guia responde

• várias pessoas têm de carregar no mesmo fluxo
• cada participante deve ter a sua cópia
• os participantes veem os ficheiros uns dos outros
• diferença entre co-fluxo e individual