Die Support-Dokumente: die Bibliothek

Preisliste, Anleitungen, Formulare: das, was der Support immer gleich verschickt. Es wird einmal hier hochgeladen und beim Antworten auf ein Ticket mit «Aus der Bibliothek» angehängt. Im «Centro di controllo», Gruppe Ressourcen, Eintrag «Documenti»: die Seite heißt «Support-Dokumente».

Hochladen

• «Dokument hochladen», oben rechts — eine Datei vom Computer. Die Obergrenze pro Datei steht auf der Seite, wenn sie leer ist.
• «Aus Files» — habt ihr Kamzan Files, wähle eine Datei von dort: ein Fenster öffnet sich in der Mitte, um «Unternehmensbereich» und «Persönlicher Bereich» zu durchsuchen. In der Bibliothek landet eine Kopie, mit dem Abzeichen «aus Files».

Jedes Dokument hat einen «Name» (den die Agenten lesen), die «Datei», die «Version» und das Datum «Aktualisiert».

Ein Dokument aktualisieren

In der Zeile «Datei ersetzen»: du lädst die neue Datei hoch und die Version steigt. Ein einziger Handgriff: ab dann schickt, wer aus der Bibliothek anhängt, die neue. In den Tickets, in denen die alte Version schon hinausgegangen war, erscheint neben dem Anhang «Veraltete Version»: der Kunde hat die Kopie von damals, und man sieht es.

Stammt das Dokument aus Files und hat es sich dort nach dem Import geändert, zeigt die Zeile «In Files aktualisiert» und die Schaltfläche «Aus Files aktualisieren»: solange du sie nicht drückst, geht noch die alte Version hinaus. Ist die Quelldatei nicht mehr in Files, liest du «Nicht mehr in Files» — die Kopie in der Bibliothek funktioniert trotzdem.

«Umbenennen» ändert nur den Namen, den die Agenten sehen.

Entfernen

«Aus der Bibliothek entfernen»: es lässt sich nicht mehr anhängen. Tickets, an die es schon gesendet wurde, behalten es, mit dem Etikett «Nicht mehr in der Bibliothek».

Wer das darf

Hochladen, Ersetzen und Entfernen erfordern das Privileg der Support-Dokumente; ohne sagt es die Seite und bleibt schreibgeschützt. Aus der Bibliothek anhängen darf dagegen jeder, der auf Tickets antwortet.

Der Speicherplatz

Ticket-Anhänge und Bibliotheksdokumente zählen auf dieselbe Obergrenze, zu sehen in «Einstellungen» → «Generale», Karte «Speicher». Bei erschöpftem Platz kommen Kunden-E-Mails trotzdem herein: blockiert werden nur die Anhänge der Agenten und die Uploads in die Bibliothek.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wo lege ich die preisliste ab, die ich an kunden schicke
• wie lade ich ein wiederverwendbares dokument hoch
• wie aktualisiere ich ein dokument der bibliothek
• was bedeutet überholte version
• ein dokument aus files importieren
• anhang-bibliothek