Os documentos do suporte: a biblioteca

Tabela de preços, guias, formulários: aquilo que o suporte reenvia sempre igual. Carrega-se uma vez aqui e anexa-se ao responder a um ticket com «Da biblioteca». No «Centro di controllo», grupo Recursos, entrada «Documenti»: a página chama-se «Documentos do suporte».

Carregar

• «Carregar documento», no canto superior direito — um ficheiro do computador. O limite por ficheiro está escrito na página quando está vazia.
• «Do Files» — se tiverem o Kamzan Files, escolhe um ficheiro de lá: abre-se uma janela ao centro para navegar em «Espaço da empresa» e «Espaço pessoal». Na biblioteca chega uma cópia, com o distintivo «do Files».

Cada documento tem um «Nome» (o que os agentes leem), o «Ficheiro», a «Versão» e a data «Atualizado».

Atualizar um documento

Na linha, «Substituir ficheiro»: carregas o ficheiro novo e a versão sobe. É um gesto só: a partir desse momento quem anexa da biblioteca envia o novo. Nos tickets em que já tinha saído a versão antiga aparece, ao lado do anexo, «Versão desatualizada»: o cliente tem a cópia daquele momento, e vê-se.

Se o documento vem do Files e lá mudou depois da importação, na linha aparece «Atualizado no Files» e o botão «Atualizar do Files»: enquanto não carregares continua a sair a versão antiga. Se o ficheiro de origem já não está no Files, lês «Já não está no Files» — a cópia na biblioteca funciona na mesma.

«Renomear» muda só o nome visto pelos agentes.

Retirá-lo

«Remover da biblioteca»: já não se poderá anexar. Os tickets a que já foi enviado mantêm-no, com a etiqueta «Já não está na biblioteca».

Quem pode fazê-lo

Carregar, substituir e retirar exige o privilégio dos documentos do suporte; sem ele, a página diz e fica só de leitura. Anexar da biblioteca, pelo contrário, pode fazê-lo qualquer um que responda a tickets.

O espaço

Anexos dos tickets e documentos da biblioteca contam no mesmo limite de espaço, que se vê em «Definições» → «Generale», cartão «Espaço». Com o espaço esgotado os e-mails dos clientes entram na mesma: só se bloqueiam os anexos dos agentes e os carregamentos na biblioteca.

Perguntas a que este guia responde

• onde ponho a tabela de preços para enviar aos clientes
• como carrego um documento reutilizável
• como atualizo um documento da biblioteca
• o que significa versão ultrapassada
• importar um documento do files
• biblioteca de anexos